Príloha k faktúram s výpisom prác a dopravy
Update 3.1.6 prináša očakávaný grafický výpis plnení a dopravy k faktúre. Výpis môže obsahovať záznamy o prácach a doprave uskutočnených v rámci zmluvy, samostatne platených v hodinovej sadzbe, za jednotkový poplatok a v zmysle ďalších typov účtovných položiek. Obsah výpisu si nastavujete v účtovnej položke. Výpis prác je možné stiahnuť vo formáte pdf priamo z faktúry.
V globálnych nastaveniach faktúr (Globálne nastavenia -> Dokumenty -> Faktúry) taktiež pribudlo nastavenie umožňujúce vybrať, ktoré informácie sa budú zobrazovať vo výpise plnení na faktúre.
Na faktúry bez väzby na zákazku je možné pridať skladové výdajky
Pri vytváraní novej faktúry bez väzby na zákazku je od teraz možné pridať aj skladovú výdajku.
Pridávanie skladových výdajok na faktúre je riadené novými nastaveniami, ktoré boli pridané v Globálne nastavenia -> Dokumenty -> Faktúry.
Pri hromadnej úprave požiadaviek je možné meniť aj doplnkové vlastnosti
Hromadná editácia doplnkových vlastností bola zatiaľ dostupná iba v konfiguračnej databáze CMDB. S updatom 3.1.6 bola táto možnosť pridaná aj pre zoznam požiadaviek. Pri hromadnej úprave sa v prvom kroku najskôr vyberá, ktoré doplnkové vlastnosti sa majú upravovať. Tieto doplnkové vlastnosti je následne možné upraviť vo zvolených požiadavkách.
V zozname položiek CMDB je možné vyhľadávať v doplnkových vlastnostiach
Vylepšenia spojené s doplnkovými vlastnosťami neboli vykonané len v požiadavkách, ale aj v konfiguračnej databáze CMDB. Vyhľadávanie v stĺpcoch, ktoré vznikli z doplnkových vlastností bolo doposiaľ možné iba prostredníctvom rozšíreného filtra. S posledným updatom pribudla funkcia umožňujúca vyhľadávanie v doplnkových vlastnostiach zadaním výrazu priamo do poľa na vyhľadávanie. Aby vyhľadanie položiek s využitím poľa na vyhľadávanie nebolo spomalené v prostredí, ktoré obsahuje veľké množstvo položiek, tak túto funkciu je možné zapnúť / vypnúť v globálnych nastavenia konfiguračnej databázy CMDB.
Nový zoznam účtovných položiek
Po otvorení konkrétnej zákazky je možné zobraziť účtovné položky naviazané iba na danú zákazku. Až doposiaľ v CDESKu neexistovalo zobrazenie centrálnej evidencie, kde by boli súhrnne vypísané účtovné položky zo všetkých zákaziek. Takúto evidenciu ponúka novopridaný modul Účtovné položky, ktorý sa v menu nachádza pod modulom Zákazky.
Prístup k jednotlivým položkám je uľahčený vďaka možnostiam filtrovania a vyhľadávania. Po kliknutí na konkrétny záznam, sa zobrazí modálne okno s detailom účtovnej položky.
Protokoly – nová položka v menu, ktorá slúži na evidenciu odovzdania a prebratia ukončenej zákazky
Modul Zákazky umožňuje evidenciu zákaziek, naplánovanie jej realizácie, rozdelenie úloh a množstvo ďalších úkonov spojených s prácou na zákazkách. S updatom 3.1.6 boli možnosti práce so zákazkami rozšírené o ďalšiu funkciu. Pomocou novopridaného modulu Protokoly je možné evidovať odovzdanie a prebratie ukončenej zákazky.
Modul Protokoly sa v menu nachádza pod modulom Dokumenty. Okrem evidencie protokolov poskytuje aj prehľadný zoznam už vystavených protokolov. Zoznam poskytuje všetky štandardné funkcie zoznamom v CDESKu, ako je filtrácia a vyhľadávanie.
Modul Protokoly je možné zapnúť v globálnych nastaveniach Dokumentov.
V úlohách pribudla možnosť definície druhej úrovne typu
Update 3.1.6 priniesol novú funkciu aj pre modul úlohy, kde je odteraz možné ku každému typu úloh definovať aj druhú úroveň typov. To umožní lepšie a podrobnejšie triedenie a vyhľadávanie jednotlivých úloh, keďže druhú úroveň typu je možné vybrať ako podmienku v pokročilom filtri. Druhá úroveň je taktiež zahrnutá do exportu úloh.
Rovnako ako typy úloh, aj k ním prislúchajúce druhé úrovne sa definujú v globálnych nastaveniach úloh. Taktiež je možné nastaviť, či výber druhej úrovne typu úloh bude povinný, nepovinný alebo úplne vypnutý.
Úvodný prehľad
Nastavenia úvodného prehľadu pre nové kontá sa aplikuje aj v prípade, že konto bolo vytvorené klonovaním
V globálnych nastaveniach Úvodného prehľadu je možné nastaviť widgety pre operátorov a riešiteľov a pre ostatné typy kont. Tieto nastavenia sa odteraz aplikujú aj na kontá vytvorené klonovaním.
Adresár
Nastavenie loga v Spoločnosti pre faktúry
Logo pre faktúry sa doposiaľ nastavovalo v globálnych nastaveniach a bolo jednotné pre všetky faktúry, aj keď boli vystavené cez rôzne účtovné jednotky. Logo pre faktúry sa už nastavuje priamo v spoločnosti. Medzi účtovnou jednotkou a spoločnosťou v adresári je prepojenie a tým sa dostane logo z nastavenia spoločnosti na faktúru vystavenú cez účtovnú jednotku.
Požiadavky
Pokiaľ v požiadavke nie sú dostupné žiadne konfiguračné položky, nezobrazí sa tlačidlo pre ich výber a ani záložka Položky z CMDB
V starších verziách, ak používateľ nemohol vybrať žiadnu položku z konfiguračnej databázy, tak na požiadavke sa zobrazovalo hlásenie oznamujúce, že nie sú dostupné žiadne položky na priradenie. Rovnaké hlásenie sa zobrazovalo aj na záložke Položky z CMDB. To bolo zmenené a odteraz sa možnosť výberu položiek nezobrazuje, ak používateľ k ním nemá prístup.
Možnosť výberu konfiguračnej položky sa nezobrazuje za predpokladu:
- Používateľ nemá oprávnenia na vytváranie konfiguračných položiek.
- V globálnych nastaveniach nie je povolený výber položiek z hlavných skupín, pod ktorými zákazník má registrované konfiguračné položky.
- Požiadavka je vytváraná cez šablónu, na ktorej je zakázaný výber položiek.
- Požiadavka je vytváraná na spoločnosť, ktorá nemá žiadne položky z hlavných skupín, ktoré sú povolené v globálnych nastaveniach alebo na šablóne požiadavky.
Ak je splnený niektorý z týchto predpokladov, tak sa nezobrazuje ani záložka Položky z CMDB.
Položku do konfiguračnej databázy (CMDB) je možné vytvoriť aj z draftu požiadavky
Upravená bola aj funkcionalita v prípade, že používateľ má oprávnenie na vytváranie nových konfiguračných položiek a vytvára požiadavku na spoločnosť, ktorá nemá žiadnu položku z povolených Hlavných skupín. V takom prípade sa nezobrazí hláška o nemožnosti výberu položky, ale tlačidlo pre pridanie novej položky
Nové oprávnenie pre prístup k poľu prílohy v požiadavkách a v pracovných príkazoch
V oprávneniach pre požiadavky a aj pre pracovné príkazy bolo pridané nové oprávnenie určujúce prístup k poľu na pridávanie príloh. Toto oprávnenie je predvolene zapnuté pre všetky typy kont. V prípade jeho vypnutia sa vo formulári požiadavky / pracovného príkazu nebude zobrazovať pole na pridávanie príloh a ani pridané prílohy. Naďalej sa ale budú zobrazovať prílohy pridané cez diskusiu alebo Ext-mail.
Pridanie oprávnenia pre editáciu poľa riešiteľ
S posledným updatom boli taktiež rozšírené možnosti nastavenia oprávnení pre pole Riešiteľ v požiadavke. Doplnené bolo oprávnenie na editáciu tohto poľa.
Dátumové polia v jednoduchom filtri je možné nastavovať aj výberom dátumu cez ikonu kalendára
V predošlých verziách CDESKu sa dátumové polia v jednoduchom filtri vypĺňali iba manuálnym vpísaním dátumu. Odteraz je možné dátum nastaviť aj kliknutím na ikonu kalendára, čím sa zobrazí kalendár, v ktorom je možné vybrať dátum. Takýto komponent sa využíva všade v CDESKu, kde je potrebné nastavovať dátum.
Kopírovanie pravidelných požiadaviek
V praxi môže nastať situácia, kedy je potrebné vytvoriť pravidelnú požiadavku, ktorá má mať podobné parametre ako už vytvorená pravidelná požiadavka. Aby bol tento proces čo najrýchlejší, s posledným updatom bola pridaná možnosť kopírovať pravidelné požiadavky. Z pôvodného predpisu pravidelnej požiadavky sa skopíruje všetko, vrátane doplnkových vlastností a podmienok generovania.
Filtrovanie zoznamu požiadaviek podľa názvu príloh
V pokročilom filtri v zozname požiadaviek bola pridaná nová možnosť filtrácie podľa názvu príloh. Pri filtrácii podľa príloh sa používajú nasledovné komparátory:
- Obsahuje – pri výbere tejto možnosti sa zobrazí pole pre zadanie textu. Následne sa zobrazia požiadavky s prílohami, ktorých názov obsahuje zadanú frázu.
- Je vyplnené – zobrazia sa všetky požiadavky s prílohami.
- Nie je vyplnené – zobrazia sa iba požiadavky bez pridanej prílohy.
V ext-maily je možné vložiť podpis rovnakým spôsobom ako pri diskusii
V predošlých verziách CDESKu sa podpis používateľa aplikoval iba pre príspevky v diskusii. S posledným updatom bola funkcionalita podpisu dopracovaná aj pre príspevky odosielané cez záložku Ext-mail.
Doplnenie všetkých riešiteľov do ponúkaných adries v novom príspevku ext-mailu
S posledným updatom bola tiež vyriešený nedostatok, kedy pri odosielaní správ cez Ext-mail neboli dostupní všetci riešitelia.
Pri rýchlom ukončení požiadavky sa prihlásený používateľ nenastaví ako riešiteľ, v prípade, že požiadavka už má priradeného riešiteľa
Posledný update rieši aj problém so zmenou riešiteľa pri rýchlom ukončení požiadavky. Ak požiadavka má nastaveného riešiteľa, pri rýchlom ukončení sa tento riešiteľ nezmení na aktuálne prihláseného používateľa. Takýmto spôsobom sa riešiteľ nastaví iba v prípade, že ukončovaná požiadavka nemala nastaveného riešiteľa.
Zákazky
Nové stĺpce zo zákaziek do zoznamu požiadaviek a zoznamu plnení – názov a kód a zákazky
Do zoznamu požiadaviek a plnení boli pridané stĺpce s informáciami o zákazkách – Názov zákazky a Kód zákazky. Tieto stĺpce je taktiež možné zahrnúť do XLS exportu a nachádzajú sa aj v pokročilom filtri.
Voliteľné poradie účtovných položiek na zákazke
V zozname účtovných položiek na zákazke pribudla možnosť meniť ich poradie. Zmena poradia sa uskutočňuje jednoduchým spôsobom Drag&Drop. Na základe tohto poradia budú zoradené účtovné položky vo faktúre a vo výpise plnení.
Ďalší spôsob sprístupnenia zákazky, vymenovaním používateľov na záložke Viditeľnosť
V zákazkách pribudla nová záložka Viditeľnosť, kde je možné vyberať skupiny a konkrétnych používateľov zo skupín, ktorým sa dodatočne sprístupni zákazka. Takýmto spôsobom je možné zákazku sprístupniť používateľom bez oprávnenia prístupu k cudzím zákazkám. Avšak používateľ bude mať danú zákazku prístupnú, len za predpokladu, že má viditeľnosť uvedenej spoločnosti.
Fakturácia
Samostatné číselné rady faktúr podľa účtovných jednotiek
Na faktúry je možné vybrať iba dodávateľov (spoločnosti) s priradenou účtovnou jednotkou. Každý dodávateľ má svoje účtovníctvo, preto bola zavedená zmena, že číslovanie faktúr bude prebiehať samostatne pre každú účtovnú jednotku. To znamená, že číslovanie faktúr u Dodávateľa A bude prebiehať nezávisle od čísla na faktúre Dodávateľa B.
Účtovné jednotky
CDESK už má Internú peňažnú menu, ktorá je aktuálne implementovaná vo faktúrach a objednávkach
Na účtovnej jednotke, v Globálne nastavenia -> Účtovanie je možné definovať internú peňažnú menu. Tento údaj slúži na prepočet cudzej peňažnej meny dokladu na peňažnú menu používanú účtovnou jednotkou. Napríklad vaša účtovná jednotka účtuje v eurách a faktúra bude vystavená v amerických dolároch, tak vo formulári objednávky v zozname objednávok bude zobrazená aj suma v internej mene, t.j. v eurách. V objednávkach sa prepočet uskutočňuje podľa dátumu vystavenia objednávky a vo faktúrach podľa dátumu dodania.
Kurzový lístok pre výpočet internej sumy v dokladoch
Výpočet internej peňažnej meny je realizovaný novo-implementovaným kurzovým lístkom. Ten sa v CDESKu nachádza v časti Archív -> Kurzový lístok a prístup k nemu je riadený osobitným oprávnením. Údaje do kurzového lístka sa automatizovane načítavajú každý deň z rozhrania ECB.
V kurzovom lístku sa zobrazujú kurzy pre každý deň vo vybranom mesiaci. Do rozhrania bola pridaná pomocná kurzová kalkulačka.
Dokumenty
Prepracovaný zoznam Objednávok s možnosťou výberu stĺpcov a zoraďovania
Update 3.1.6 priniesol viacero vylepšení v zozname objednávok. Zobrazenie stĺpcov sa odteraz spravuje štandardným spôsobom prostredníctvom ikony ozubeného kolieska.
Taktiež už priamo v zozname je možné vybrať aký typ objednávky sa bude pridávať. Tlačidlo Pridať bolo nahradené dvojicou tlačidiel Prijať objednávku a Vystaviť objednávku.
Plnenia
Zoznam plnení je možné filtrovať podľa typu spoločností
V pokročilom filtri v zozname plnení pribudla možnosť filtrácie podľa typu spoločností. Ak je plnenie naviazané na požiadavku, zákazku, pracovný príkaz alebo úlohu, pri filtrácii sa zohľadňuje spoločnosť, ktorá je vyplnená na týchto naviazaných záznamoch.
Spracovanie správ
Pri automatickom spracovaní správy ako draft bola pridaná možnosť výberu vlastníka draftu
Pri definícii pravidla, ktoré pri spracovaní prijatej správy automaticky vytvorí požiadavku, je možné nastaviť, aby sa vytvoril len draf požiadavky. S posledným updatom pribudla možnosť definovať vlastníka tohto draftu. Následne pri automatickom spracovaní prijatej správy sa vlastník draftu zobrazí aj v zozname správ na spracovanie.
Ak sú z dvoch odlišných adries do CDESKu odoslané dve totožné správy, CDESK ich nevyhodnotí ako duplicitu, ale budú môcť byť spracované osobitne
V predošlých verziách sa vyskytovala chyba, kedy totožná správa odoslaná z dvoch odlišných adries bola pri spracovaní priradená prvému odosielateľovi. Vo verzii 3.1.6 CDESK už rozozná, že ide o dve správy zaslané na dve rôzne adresy. Preto budú pri spracovaní rozdelené pod tieto adresy. Totožné správy odosielané z odlišných adries nebudú vyhodnocované ako duplicita a budú môcť byť spracované samostatne.
Vyhodnotenie ako duplicita ostáva v prípadoch, kedy sú totožné správy odosielané z rovnakej adresy. V takom prípade je spracovaná iba jedna správa.
Všeobecné funkcie
Drag&Drop stiahnutie príloh
Stiahnuť prílohu bolo doposiaľ možné iba prostredníctvom tlačidla Stiahnuť, ktoré sa nachádza v kontextovom menu pri danej prílohe. Update 3.1.6 prináša novú možnosť stiahnutia prílohy pomocou Drag&Drop. Čiže prílohu je možné stiahnuť tým, že sa z CDESKu, ktorý je zobrazený vo webovom prehliadači pomocou myši jednoducho presunie do priečinka v počítači.
