In Version 3.1.1 erhielt fast jedes Modul Verbesserungen. In den Anforderungen kam ein neuer Reiter hinzu, der die Kommunikation wie in einem E-Mail-Client ermöglicht, in den Aufträgen wurde die Fakturierung verbessert, die Leistungen erhielten die Erfassung der Mitgliedschaft…
Ext-Mail: Kommunikation zur Anforderung wie in einem E-Mail-Client
Dank des neuen Reiters Ext. Mail werden die Kommunikationsmöglichkeiten zu einer Anforderung um die Kommunikation mit Dritten erweitert. Bisher war es möglich, die Kommunikation in zwei Threads zu führen. Der erste Thread ist die Kommunikation zwischen Bearbeiter und Kunde, und der zweite Thread stellt die Kommunikation zwischen den Bearbeitern untereinander dar. Beide Kommunikationen fanden im Reiter Diskussion statt. Der neue Reiter Ext. Mail ermöglicht eine neue Art der Kommunikation, die Sie von Ihrem E-Mail-Client kennen. Dank dieses Reiters können Sie so viele Threads anlegen, wie Sie benötigen, und decken die gesamte Kommunikation zur Anforderung ab. Die Nachrichten werden nur an die angegebenen Adressen gesendet, wobei kein automatisches Vorschlagen von Adressen verwendet wird. Ebenso kommen die Antworten nur an die angegebenen Adressen innerhalb des betreffenden Threads an.
Beim Senden einer Mail können in die Nachricht die Nummer und der Name der Anforderung, die Beschreibung, der angebundene Kunde, die Erledigungsfrist und sogar Anhänge eingefügt werden. Dadurch erhalten die Nachrichtenempfänger alle Informationen, die sie benötigen.
Wie bei anderen Reitern in den Anforderungen wird der Zugriff auf die Externe Mail durch Berechtigungen gesteuert. Dadurch wird sichergestellt, dass die in diesem Reiter stattfindende Kommunikation nicht für jeden Benutzer zugänglich ist.
Neues Widget zur Anzeige des aktuellen Status der Anforderungen
Das Update 3.1.1 bringt auch ein neues Widget Aktueller Status der Anforderungen, das auf der Startübersicht platziert werden kann. Das Widget bietet einen schnellen Überblick über die Bearbeitung der Anforderungen ausgewählter Bearbeiter. Es zeigt diese Spalten an: Nicht zugewiesen ohne Verzug, Nicht zugewiesen mit versäumter Reaktion, Nicht zugewiesen mit versäumter Erledigung, Offen ohne Verzug, Versäumte Reaktion und Gelöst in den letzten 10 Tagen. In jeder Spalte befindet sich eine Zahlenangabe über die Menge der den jeweiligen Gruppen zugehörigen Anforderungen.
Benachrichtigungen aus einer JIRA-Aufgabe für die Bearbeiter der angebundenen Anforderung
Der in der vorherigen Version 3.1.0 hinzugefügte JIRA-Konnektor bietet eine Verbindung zwischen JIRA-Aufgaben und Anforderungen in CDESK. In diesem Update wurde die Funktion zum Senden von Benachrichtigungen über Änderungen an einer JIRA-Aufgabe hinzugefügt. Die Benachrichtigungen sind für die Bearbeiter der Anforderung bestimmt, an die die JIRA-Aufgabe angebunden ist.
Die Regeln, wann Benachrichtigungen gesendet werden, werden direkt im JIRA-Konnektor im Reiter Webhook eingestellt. Benachrichtigungen können bei einer Änderung des Bearbeiters und bei einer Statusänderung der JIRA-Aufgabe gesendet werden.
Vereinfachung der Fakturierung
Das neue Update brachte Funktionen, die die Arbeit bei der Fakturierung erheblich vereinfachen. CDESK ermöglicht es, mehrere Aufträge auf einmal zu fakturieren. Vor Version 3.1.1 wurde jedoch nur ein einziger Entwurf erstellt, der alle Aufträge enthielt. Jetzt wird für jeden Auftrag ein separater Entwurf erstellt. Zugleich kann, wenn ein Mitarbeiter einen Entwurf erstellt, ein anderer Benutzer ihn fortsetzen.
Während der Arbeit mit dem Entwurf werden alle Änderungen automatisch gespeichert. Es kam jedoch auch eine Schaltfläche hinzu, die es ermöglicht, diese Änderungen zu verwerfen.
Zur Vereinfachung der Arbeit wurde in der Liste der Aufträge die Möglichkeit hinzugefügt, Datensätze mit in Bearbeitung befindlicher Fakturierung zu filtern.
Anzeige der Details der Stundennutzung zu Buchungsposten in der Anforderung
Auch das Anforderungsformular erhielt Verbesserungen. Ab sofort finden Sie neben dem Feld Auftrag ein Symbol, das es ermöglicht, eine Tabelle mit Informationen über die Buchungsposten anzuzeigen. Es werden nur nicht archivierte Buchungsposten angezeigt, deren Abrechnung von Leistungen abhängig ist.
Falls es sich um pauschale Buchungsposten handelt, werden Informationen über die vorausbezahlten Stunden, der Rest der vorausbezahlten Stunden, die Angabe über die genutzten Stunden aus allen bisher nicht fakturierten Abrechnungsleistungen mit dem gewählten Buchungsposten und schließlich, wie viele Stunden dem Kunden nach der Fakturierung aller nicht fakturierten Abrechnungsleistungen verbleiben würden, angezeigt.
Bei einem nicht pauschalen Buchungsposten, d. h. Stundensatz oder Satz pro Einheit, wird die Summe der nicht fakturierten Leistungen mit dem angegebenen Buchungsposten angezeigt.
Wenn ein Auftrag pauschale und auch nicht pauschale Buchungsposten enthält, werden beide angezeigt. Die Anzeige dieser Posten wird durch Berechtigungen gesteuert.
Kopieren von Anforderungsvorlagen
Falls Sie eine Vorlage erstellen müssen, die einer zuvor erstellten Vorlage sehr ähnlich sein soll, können Sie die neue Funktion zum Kopieren von Vorlagen nutzen. Dem Kontextmenü in der Liste der Vorlagen wurde die Option Kopieren hinzugefügt. Nach dem Klick wird ein Formular wie bei der Eingabe einer neuen Vorlage angezeigt, alle Felder werden jedoch gemäß der kopierten Vorlage vorausgefüllt.
Anzeige der genehmigten Angebote in der Liste der Anforderungen
Wenn Sie mit den Anforderungen auch Angebote verwenden, müssen Sie ab dem neuen Update die Anforderungen nicht mehr öffnen, um herauszufinden, welche Angebote genehmigt wurden. Diese Information kann dank der neuen Spalte Genehmigte Angebote direkt in der Liste der Anforderungen angezeigt werden. In der Spalte befinden sich der Name des Angebots und der Gesamtbetrag der Posten ohne MwSt. Diese Daten können auch in den XLS-Bericht aufgenommen werden
Zugleich kam dem erweiterten Filter eine neue Bedingung Summe der genehmigten Angebote hinzu, die das Filtern von Datensätzen auf Grundlage der Höhe des Betrags der genehmigten Posten im Angebot ermöglicht.
Erfassung der Mitgliedschaft
Falls Kunden bei Ihnen eine Mitgliedschaft bezahlen, zum Beispiel um Anspruch auf einen vergünstigten Service zu haben, können Sie mithilfe des neuen Konnektors Erfassung der Mitgliedschaft die Dauer dieser Mitgliedschaft erfassen. Die Lösung entstand aus dem Bedarf an einer Automatisierung der Erfassung vergünstigter Kunden, die per Zahlungskarte eine Pauschale bezahlen. Das Zahlungsgateway nimmt die Zahlungen entgegen, eine externe Software verarbeitet diese Zahlungen und schreibt das Gültigkeitsdatum dieser Pauschale über die API-Schnittstelle in CDESK. Bei Interesse können wir eine manuelle Steuerung direkt in CDESK ergänzen.
Nach der Aktivierung des Konnektors wird sie im Unternehmensformular und beim Erfassen einer Leistung angezeigt. Falls sich der Endbenutzer in CDESK anmeldet, sieht er diese Information in der oberen Leiste.
Falls ein Kunde mit gültiger Mitgliedschaft eine Anforderung eingibt, wird diesem Datensatz das Kennzeichen VIP zugewiesen und sie wird gegenüber den übrigen Anforderungen durch eine höhere Priorität bevorzugt. Es ist jedoch notwendig, in den Globalen Einstellungen den VIP-Service aktiviert zu haben.
Wenn ein Bearbeiter Leistungen auf eine solche Anforderung erfasst, kann in der API-Schnittstelle des Konnektors ein Buchungsposten mit vergünstigten Sätzen eingestellt werden. Nach Ablauf der Mitgliedschaft wird bei der Auswahl des Buchungspostens eine Meldung über den Ablauf der Mitgliedschaftsdauer angezeigt.
Automatische Freigabe eines Unternehmens für einen Bearbeiter ohne vollen Zugriff
Bei der Nutzung von CDESK trat in der Vergangenheit der Fall ein, dass ein neues Unternehmen von einem Bearbeiter angelegt wurde, der keinen Zugriff auf alle erfassten Unternehmen hatte, und nach dem Anlegen den Zugriff darauf verlor. Nach dem neuen Update hat er Zugriff auf dieses neu erstellte Unternehmen automatisch. Dies wird durch die automatische Zuweisung des Bearbeiters zum Unternehmen mit der Option der Sichtbarkeit des Unternehmens gewährleistet, und zugleich ist er auch wählbarer Bearbeiter für das Unternehmen.
Verbotene Verschiebung eines CI-Objekts zwischen Unternehmen, wenn das Objekt bereits in einer Anforderung oder bei einem anderen Element verwendet wird
Bisher war sichergestellt, dass in einer Anforderung, in der ein CI-Objekt aus der Konfigurationsdatenbank ausgewählt wurde, das Unternehmen nicht gegen ein anderes geändert werden konnte. Damit wird dem unerwünschten Phänomen vorgebeugt, dass das Unternehmen in der Anforderung nicht mit dem Unternehmen am CI-Objekt übereinstimmt.
Im aktuellen Update wurde eine Kontrolle auch von Seiten des CI-Objekts selbst ergänzt. Jetzt ist es nicht mehr möglich, das mit einem CI-Objekt verknüpfte Unternehmen zu ändern, solange das betreffende Objekt bereits in Datensätzen in CDESK verwendet wird. Zum Beispiel wenn es an eine Anforderung, einen Arbeitsauftrag oder einen Auftrag angebunden ist.
In den Export der Unternehmensliste können Spalten mit GPS-Koordinaten aufgenommen werden
Dank des Google-Maps-Konnektors ist es möglich, die Adresse eines Unternehmens auf Google Maps anzuzeigen und auch die GPS-Koordinaten der betreffenden Adresse zu erhalten. (Nähere Informationen über den Google-Maps-Konnektor finden Sie in einem gesonderten Artikel.) Nach dem neuen Update können diese Koordinaten auch in den XLS-Export aufgenommen werden.
Zugleich wurde die Unterstützung für das Einlesen dieser Koordinaten während des Imports von Datensätzen hinzugefügt.
Massenexport ausgestellter Rechnungen nach PDF
Der Export ausgestellter Rechnungen nach PDF ist auf zwei Arten möglich:
- In separate PDFs aufteilen – es werden alle Rechnungen generiert, die dem eingestellten Filter entsprechen, wobei für jede Rechnung eine separate PDF-Datei erstellt wird. CDESK speichert sie automatisch in einer Zip-Datei, die der Benutzer herunterlädt.
- Alle zu einem PDF zusammenfügen – alle Rechnungen, die dem eingestellten Filter entsprechen, werden zu einer PDF-Datei zusammengefügt, und diese eine Datei wird generiert und heruntergeladen.
Export ausgestellter Rechnungen in das Format ISDOC
In den ausgestellten Rechnungen kam auch die Möglichkeit des Exports im Format ISDOC hinzu, das in ERP-Systeme importiert werden kann. Der Export in diesem Format ist auch für mehrere Rechnungen gleichzeitig möglich.
Öffnen von Links in einem neuen Tab
Aus CDESK geöffnete Links werden nach dem neuen Update in einem neuen Browser-Tab angezeigt. Dadurch wird verhindert, dass nicht gespeicherte Änderungen an einem Datensatz verworfen werden.
Tags in regelmäßigen Anforderungen
Bei der Definition einer Regel für regelmäßige Anforderungen ist es jetzt möglich, Tags festzulegen. Diese befinden sich in allen Anforderungen, die automatisch aus der betreffenden Regel erstellt werden.
Vorlagennummer im Export der Anforderungen
In der Liste der Anforderungen befindet sich die Spalte Vorlage, die die Information über die Nummer der Vorlage enthält, aus der die Anforderung erstellt wurde. In der neuen Version von CDESK kann diese Spalte in den XLS-Bericht der Liste der Anforderungen aufgenommen werden.
Verbesserte Spaltenanordnung in einer geöffneten Anforderung im Reiter Leistungen
Mit Version 3.1.1 wurde auch die Auflistung der Leistungen in einer geöffneten Anforderung verbessert. Die Reihenfolge der Spalten wurde geändert und ihre Breiten wurden so angepasst, dass es möglichst übersichtlich ist. Zum Beispiel wurde für die Spalte Beschreibung der meiste Platz reserviert, damit sie möglichst einfach zu lesen ist. Umgekehrt wurde die Spalte mit dem Namen der Anforderung verkleinert, und der vollständige Name der Anforderung wird im Tooltip beim Überfahren mit dem Cursor angezeigt.
Die Spalte Leistungsdauer wurde durch die neue Spalte Gesamtdauer ersetzt, die neben der Leistungsdauer auch die übrige Zeit umfasst.
Erforderliche, optionale und deaktivierte Auswahl von Betrieb und Standort in der Anforderung
In den globalen Einstellungen der Anforderungen wurden die Einstellungen Auswahl des Betriebs aktivieren und Auswahl des Standorts aktivieren in Auswahl des Betriebs und Auswahl des Standorts umbenannt. Zugleich wurde für diese Einstellungen eine Auswahl mit den Möglichkeiten Erforderlich, optional und deaktiviert hinzugefügt.
Anpassung der Berechtigungen bei der Bearbeitung von Anforderungen für Kundenkonten
CDESK ermöglicht es, die Berechtigungen zur Bearbeitung von Anforderungen auch für andere Konten als Operator, Mitarbeiter und Administrator freizugeben. Wenn ein solches Konto die Bearbeitung freigegeben hat, kann es nach dem neuen Update weiterhin folgende Felder nicht ändern: Bearbeitergruppe, Bearbeiter und Status. Damit ein Benutzer diese Felder bearbeiten kann, muss er der Gruppe Operator, Mitarbeiter oder Administrator angehören.
Export der Leistungszeiten nach Excel im Zahlenformat
Beim Export der Liste der Anforderungen nach XLS können auch die Angaben über die Leistungszeiten aufgenommen werden. Das Format dieser Zeiten wurde nun so angepasst, dass damit in Excel weitergearbeitet werden kann.
Anpassungen im einfachen Filter der Anforderungen
Mit Version 3.1.1 wurden neue Funktionen im einfachen Filter hinzugefügt. In der Spalte Erstellt von wurde die Freitextsuche ergänzt, wodurch auch jene Anforderungen herausgefiltert werden können, die im Feld Erstellt von einen beliebigen Text eingetragen haben. Außerdem wurde die Suche nach der Anforderungsnummer hinzugefügt.
Automatisches Merken des letzten Filters
In der Liste der Anforderungen und Leistungen befand sich bereits zuvor ein Symbol, das es ermöglicht, den zuletzt verwendeten Filter zu aktivieren. Jetzt wurde diese Funktion auch für den einfachen Filter dieser Module verwendet. Dadurch ist die Arbeit in den Listen viel schneller.
Aktionen zur Nachrichtenverarbeitung im Kontextmenü
Die Verarbeitung einer empfangenen Nachricht war bisher erst nach ihrem Öffnen und nach Auswahl einer der Möglichkeiten unter der Schaltfläche Aktion möglich. Im neuen Update haben wir den Prozess der manuellen Nachrichtenverarbeitung beschleunigt, indem wir diese Aktionen direkt in das Kontextmenü aufgenommen haben, das neben jeder Nachricht in der Liste der zu verarbeitenden Nachrichten angezeigt wird. Die Nachricht kann dann direkt aus der Liste verarbeitet werden, ohne sie öffnen zu müssen.
Vereinfachte Auflistung der Eigenschaften im CI Type
Ein CI Type kann zahlreiche Zusatzeigenschaften enthalten, wobei es wichtig ist festzulegen, in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden. Bei der Konfiguration des CI Type werden jedoch unter jeder Zusatzeigenschaft die zu ihr gehörenden Einstellungen angezeigt, wodurch die Liste der Zusatzeigenschaften recht lang werden kann.
Um die Orientierung in dieser Liste zu verbessern und damit auch das Sortieren der einzelnen Eigenschaften zu erleichtern, haben wir über der Liste ein Kontrollkästchen hinzugefügt, das es ermöglicht, die Anzeige der Einstellungen zu den Zusatzeigenschaften auszuschalten. Bei seiner Aktivierung werden in der Liste nur die Namen der Eigenschaften angezeigt.
Filtern der CMDB-Datenbank nach dem Objekttyp in einer Zusatzeigenschaft
Im CI Type kann eine Zusatzeigenschaft vom Typ Verknüpfung hinzugefügt werden, die auf denselben CI Type verweist. In der Liste der CI-Objekte kam die Möglichkeit hinzu, dass bei einer solchen Konfiguration nur die zum betreffenden CI Type gehörenden Datensätze angezeigt werden.
Vertretung, auch wenn der Urlaubsantrag nicht genehmigt wurde
Mit dem neuen Update kam in den Globalen Einstellungen der Urlaubsanträge der Schalter Vertretung auch ohne Genehmigung des Urlaubsantrags aktivieren hinzu. Wenn diese Option in CDESK aktiviert ist, wird zur Urlaubszeit automatisch die im Urlaubsantrag eingestellte Vertretung aktiviert, auch wenn dieser Antrag nicht genehmigt wird.
Berechtigung zur Einstellung der E-Mails
Den Berechtigungen für Benutzer wurde die neue Berechtigung Einstellung der E-Mails hinzugefügt. Sie ermöglicht es, den Zugriff und die Bearbeitung der E-Mails im Profil der Benutzer einzustellen, einschließlich der eigenen E-Mails unter dem eigenen Profil.
