Vo verzii 3.1.1. zlepšenia dostal takmer každý modul. V požiadavkách pribudla nová záložka umožňujúca komunikáciu ako v mailovom klientovi, v zákazkách bola zlepšená fakturácia, plnenia získali evidenciu členstva…
Ext-mail: Komunikácia k požiadavke ako v mailovom klientovi
Vďaka novej záložke Ext. mail sa rozširujú možnosti komunikácie nad požiadavkou o komunikáciu s treťou stranou. Doposiaľ bolo možné viesť komunikáciu v dvoch vláknach. Prvé vlákno je komunikáciu medzi riešiteľom a zákazníkom a druhé vlákno predstavuje komunikácia medzi riešiteľmi navzájom. Obe tieto komunikácie prebiehali na záložke Diskusia. Nová záložke Ext. mail umožňuje nový druh komunikácie, ktorý poznáte zo svojho mailového klienta. Vďaka tejto záložke si môžete založiť toľko vlákien, koľko potrebujete a pokryjete kompletnú komunikáciu k požiadavke. Správy sa posielajú len na zadané adresy, pričom nie je použité žiadne automatické navrhovanie adries. Rovnako tak aj odpovede prichádzajú len na zadané adresy v rámci daného vlákna.
Pri odosielaní mailu je možné do správy vložiť číslo a názov požiadavky, popis, pripojeného zákazníka, termín splnenia a dokonca aj prílohy. Vďaka tomu prijímatelia správy dostanú všetky informácie, ktoré potrebujú.
Rovnako ako v prípade iných záložiek na požiadavkách, prístup k Externému mailu je riadený oprávneniami. Vďaka čomu sa zabezpečí, že komunikácia prebiehajúca na tejto záložke nebude prístupná každému používateľovi.
Nový Widget zobrazujúci aktuálny stav požiadaviek
Update 3.1.1 tiež prináša nový widget Aktuálny stav požiadaviek, ktorý je možné umiestniť na Úvodnom prehľade. Widget poskytuje rýchly prehľad o riešení požiadaviek vybraných riešiteľov. Zobrazuje tieto stĺpce: Nepriradené bez meškania, Nepriradene so zmeškanou odozvou, Nepriradené so zmeškaným splnením, Otvorené bez meškania, Zmeškaná odozva a Vyriešené za posledných 10 dní. V každom stĺpci sa nachádza číselný údaj o množstve požiadaviek prislúchajúcich do daných skupín.
Notifikácie z JIRA úlohy pre riešiteľov pripojenej požiadavky
JIRA konektor pridaný v minulej verzii 3.1.0 poskytuje prepojenie medzi JIRA úlohami a požiadavkami v CDESK. V tomto update bola pridaná funkcia odosielania notifikácií o zmenách na JIRA úlohe. Notifikácie sú určené pre riešiteľov požiadavky, na ktorej je JIRA úloha naviazaná.
Pravidlá, kedy sú notifikácie odosielané, sa nastavujú priamo v JIRA konektore na záložke Webhook. Notifikácie môžu byť odosielané pri zmene riešiteľa a pri zmene stavu JIRA úlohy.
Zjednodušenie fakturácie
Nový update priniesol funkcie, ktoré výrazne zjednodušujú prácu pri fakturácii. CDESK umožňuje naraz fakturovať viacero zákaziek. Avšak pred verziou 3.1.1 sa vytváral len jeden draft obsahujúci všetky zákazky. Teraz sa pre každú zákazku sa vytvára osobitný draft. Zároveň ak draft vytvorí jeden pracovník, bude môcť v ňom pokračovať aj iný používateľ.
Počas práce s draftom sa všetky zmeny automaticky ukladajú. Tiež ale pribudlo tlačidlo, ktoré umožní zahodiť tieto zmeny.
Pre zjednodušenie práce bola v zozname zákaziek pridaná možnosť filtrácie záznamov s rozpracovanou fakturáciou.
Zobrazovanie detailov čerpania hodín k účtovným polož v požiadavke
Vylepšeniami prešiel aj formulár požiadaviek. Odteraz vedľa poľa Zákazka nájdete ikonu, ktorá umožňuje zobraziť tabuľku s informáciami o účtovných položkách. Zobrazujú sa len nearchivované účtovné položky, ktorých účtovanie je závislé od plnení.
V prípade, že ide o paušálne účtovné položky, zobrazujú sa informácie o predplatených hodinách, zostatok z predplatených hodín, údaj o čerpaných hodinách zo všetkých zatiaľ nefakturovaných fakturačných plneniach s vybranou účtovnou položkou a napokon koľko by zákazníkovi ostalo hodín po odfakturovaní všetkých nefakturovaných fakturačných plneniach.
Ak ide o nepoušálnu účtovnú položku, t.tj. hodinová sadzba alebo sadzba za jednotku, zobrazuje sa súčet nefakturovaných plnení s uvedenou účtovnou položkou.
Ak zákazka obsahuje paušálne a aj nepoušálne účtovne položky, zobrazia sa obe. Zobrazovanie týchto položiek je riadené oprávneniami.
Kopírovanie šablón požiadaviek
V prípade, že potrebujete vytvoriť šablónu, ktorá má byť veľmi podobná ako skôr vytvorená šablóna, môžete využiť novú funkciu kopírovania šablón. Do kontextového menu v zozname šablón bola pridaná možnosť Kopírovať. Po kliknutí sa zobrazí formulár ako pri zadávaní novej šablóny, avšak všetky polia budú predvyplnené podľa skopírovanej šablóny.
Zobrazovanie schválených ponúk v zozname požiadaviek
Ak s požiadavkami používate aj ponuky, od nového updatu už nemusíte otvárať požiadavky, aby ste zistili, ktoré ponuky boli schválené. Táto informácia sa môže zobrazovať priamo v zozname požiadaviek vďaka novému stĺpcu Schválené ponuky. V stĺpci sa nachádza názov ponuky a celková suma položiek bez DPH. Tieto údaje je možné zahrnúť aj do XLS reportu
Zároveň do rozšíreného filtra pribudla nová podmienka Suma schválených ponúk, ktorá umožňuje filtráciu záznamov na základe výšky sumy schválených položiek na ponuke.
Evidencia členstva
V prípade, že si zákazníci u vás platia členstvo, napríklad aby mali nárok na zvýhodnený servis, pomocou nového konektora Evidencia členstva môžete evidovať dĺžku trvania tohto členstva. Riešenie vzniklo pre potrebu automatizácie evidencie zvýhodnených zákazníkov, ktorí si prostredníctvom platobnej karty platia paušál. Platobná brána prijíma platby, externý softvér tieto platby spracováva a zapisuje do CDESKu dátum platnosti tohto paušálu cez API rozhranie. V prípade záujmu môžeme doplniť ručné ovládanie priamo v CDESKu.
Po aktivácii konektoru sa zobrazí vo formulári spoločnosti a pri zápise plnenia. V prípade, že sa koncový používateľ prihlási do CDESKu, vidí túto informáciu v hornej lište.
V prípade, že zákazník s platným členstvom zadá požiadavku, tomuto záznamu bude priradený príznak VIP a pred ostatnými požiadavkami bude zvýhodnená vyššou prioritou. Avšak je potrebné mať v Globálnych nastaveniach zapnutý VIP servis.
Ak riešiteľ zapisuje plnenia na takúto požiadavku, v API rozhraní konektoru môže byť nastavená účtovná položka so zvýhodnenými sadzbami. Po skončení členstva sa pri výbere účtovnej položky zobrazí hlásenie o uplynutí trvania členstva.
Automatické sprístupnenie spoločnosti pre riešiteľa bez plného prístupu
Pri používaní CDESKu v minulosti nastával prípad, kedy novú spoločnosť zakladal riešiteľ, ktorý nemal prístup ku všetkým evidovaným spoločnostiam a po založení stratil k nej prístup. Po novom update bude mať túto novovytvorenú spoločnosť automaticky prístupnú. Je to zabezpečené automatickým nastavením riešiteľa k spoločnosti s voľbou viditeľnosťou spoločnosti a súčasne je aj voliteľným riešiteľom pre spoločnosť.
Zakázaný presun CI objektu medzi spoločnosťami, ak sa objekt už používa na požiadavke alebo na inej položke
Doteraz bolo zabezpečené, aby v požiadavke, na ktorej bol vybraný CI objekt z konfiguračnej databázy, nebolo možné zmeniť spoločnosť za inú. Predchádza sa tým neželanému javu, kedy by sa spoločnosť v požiadavke nezhodovala so spoločnosťou na CI objekte.
V aktuálnom update bola doplnená kontrola aj zo strany samotného CI objektu. Teraz už nie je možné zmeniť spoločnosť naviazanú na CI objekte, pokiaľ sa daný objekt už používa na záznamoch v CDESKu. Napríklad ak je pripojený na požiadavku, pracovný príkaz alebo zákazke.
Do exportu zoznamu spoločností je možné zaradiť stĺpce GPS súradníc
Vďaka konektoru Google Maps je možné si zobraziť adresu spoločnosti na Google mapách a tiež získať GPS súradnice danej adresy. (Bližšie informácie o Google Maps konektore nájdete v osobitnom článku.) Po novom update je možné tieto súradnice zahrnúť aj do XLS exportu.
Zároveň bola pridaná podpora pre načítanie týchto súradníc počas importu záznamov.
Hromadný export vystavených faktúr do PDF
Export vystavených faktúr do PDF je možný dvoma spôsobmi:
- Rozdeliť do samostatných PDF – vygenerujú sa všetky faktúry vyhovujúce nastavenému filtru, pričom pre každú faktúra sa vytvorí osobitný PDF súbor. CDESK ich automaticky uloží do zip súboru, ktorý si používateľ stiahne.
- Spojiť všetky do jedného PDF – všetky faktúry vyhovujúce nastavenému filtru sa spoja do jedného súboru PDF a tento jeden súbor sa vygeneruje a stiahne.
Export vystavených faktúr do formátu ISDOC
Vo vystavených faktúrach tiež pribudla možnosť exportu vo formáte ISDOC, ktorý je možný importovať do ERP systémov. Export v tomto formáte je možný aj pre viacero faktúr súčasne.
Otváranie linkov na novej karte
Linky otvárané z CDESKu sa po novom update zobrazujú v novej karte prehliadača. Tým sa zabráni, že nebudú zrušené neuložené zmeny na zázname.
Tagy v pravidelných požiadavkách
Pri definovaní pravidla pre pravidelné požiadavky je teraz možné určiť tagy. Tie sa budú nachádzať vo všetkých požiadavkách, ktoré budú automaticky vytvorené z daného pravidla.
Číslo šablóny v exporte požiadaviek
V zozname požiadaviek sa nachádza stĺpec Šablóna obsahujúci informáciu o čísle šablóny, z ktorej bola požiadavka vytvorená. V novej verzii CDESKu je možné tento stĺpec zahrnúť do XLS reportu zoznamu požiadaviek.
Zlepšené rozloženie stĺpcov v otvorenej požiadavke v záložke Plnenia
S verziou 3.1.1 bol tiež vylepšený výpis plnení na otvorenej požiadavke. Zmenené bolo poradie stĺpcov a ich šírky boli upravené tak, aby bolo čo najviac prehľadné. Napríklad pre stĺpec Popis bolo vyhradené najviac miesta, aby sa čo najjednoduchšie čítal. Naopak, stĺpec s názvom požiadavky bol zmenšený a celý názov požiadavky sa zobrazí v tooltipe po prejdení kurzorom.
Stĺpec Doba plnenia bol vymenený za nový stĺpec Doba celkom, ktorý okrem doby plnenia zahŕňa aj ostatný čas.
Povinný, nepovinný a vypnutý výberu prevádzky a miesta na požiadavke
V globálnych nastaveniach požiadaviek boli nastavenia Zapnúť výber prevádzky a Zapnúť výber miesta premenované na Výber prevádzky a Výber miesta. Zároveň bol pre tieto nastavenia pridaný výber s možnosťami Povinný, nepovinný a vypnutý.
Úprava oprávnení v editácii požiadaviek pre zákaznícke kontá
CDESK umožňuje sprístupniť oprávnenia pre editáciu požiadaviek aj pre iné kontá ako Operátor, Pracovník a Administrátor. Ak má takéto konto sprístupnenú editáciu, po novom update stále nebude môcť meniť polia: Riešiteľská skupina, Riešiteľ a Stav. Aby mohol používateľ editovať tieto polia, musí patriť do skupiny Operátor, Pracovník alebo Administrátor.
Export časov plnení do Excelu v číselnom formáte
Pri exporte zoznamu požiadaviek do XLS je možné zahrnúť aj údaje o časoch plnení. Formát týchto časov bol teraz upravený tak, aby bolo možné s nimi ďalej pracovať v Exceli.
Úpravy v jednoduchom filtri požiadaviek
S verziou 3.1.1 boli pridané nové funkcie v jednoduchom filtri. V stĺpci Vytvoril bolo doplnené voľné textové vyhľadávanie, vďaka čomu je možné odfiltrovať aj tie požiadavky, ktoré majú v poli Vytvoril zadaný ľubovoľný text. Taktiež bolo pridané vyhľadávanie podľa čísla požiadavky.
Automatické odpamätávanie posledného filtra
V zozname požiadaviek a plnení sa už skôr nachádzala ikona umožňujúca aktivovať naposledy použitý filter. Teraz bola táto funkcia použitá aj pre jednoduchý filter pre tieto moduly. Vďaka tomu je práca v zoznamoch oveľa rýchlejšia.
Akcie na spracovanie správy v kontextovom menu
Spracovanie prijatej správy bolo doposiaľ možné až po jej otvorení a po vybratí niektorej z možností pod tlačidlom Akcia. V novom update sme proces manuálneho spracovania správ zrýchlili tým, že tieto akcie sme pridali priamo do kontextového menu, ktoré sa zobrazuje vedľa každej správy v zozname správ na spracovanie. Správu je potom možné spracovať priamo zo zoznamu, bez potreby jej otvárania.
Zjednodušený výpis vlastností v CI Type
CI Type môže obsahovať množstvo doplnkových vlastností, pričom je dôležité určiť, v akom poradí sa budú zobrazovať. Avšak pri konfigurácii CI Typu sa pod každou doplnkovou vlastnosťou zobrazujú k nej nastavenia, dôsledkom čoho môže byť zoznam doplnkových vlastností pomerne dlhý.
Aby sme zlepšili orientáciu v tomto zozname a tým uľahčili aj zoraďovanie jednotlivých vlastností, nad zoznam sme pridali checkbox, ktorý umožňuje vypnúť zobrazovanie nastavení k doplnkovým vlastnostiam. Pri jeho aktivácii sa v zozname zobrazujú iba názvy vlastností.
Filtrovanie CMDB databázy podľa typu objektu v doplnkovej vlastnosti
Na CI Type je možné pridať doplnkovú vlastnosť typu väzba, ktorá sa bude odkazovať na rovnaký CI Type. V zozname CI objektov pribodla možnosť, aby sa pri takejto konfigurácii sa zobrazovali iba záznamy patriace pod daný CI Type.
Zastupovanie, aj keď žiadosť o voľno nebola schválená
S novým updatom v Globálnych nastaveniach Žiadostí o voľno pribudol prepínač Aktivovať zastupovanie aj bez schválenia žiadosti o voľno. Keď je v CDESKu táto možnosť zapnutá, v čase voľa sa automaticky aktivuje zastupovanie nastavené v žiadosti o voľno, aj keď táto žiadosť nebude schválená.
Oprávnenie k nastaveniu emailov
K oprávneniam pre používateľov bolo pridané nové oprávnenie Nastavenie emailov. Umožňuje nastaviť prístup a editáciu emailov v Profile používateľov, vrátane vlastných emailov pod vlastným profilom.
