MONEY S4/S5 CONNECTOR

Warum den Money S4/S5 Konnektor verwenden

Wenn Sie für die Erfassung bereits die Software Money S4/S5 verwenden und zugleich die Vorteile nutzen möchten, die CDESK bietet, müssen Sie die Daten nicht manuell von CDESK in Money übertragen. Zu diesem Zweck haben wir den Konnektor Money S4/S5 entwickelt, der zur Verbindung von Money S4/S5 mit CDESK dient. Der aktuelle Stand des Konnektors ermöglicht:

• Unternehmen aus Money in CDESK einzulesen und zu verbinden
• Lagerkarten aus Money in CDESK einzulesen
• Bestellungen in Money auf Basis der Daten aus CDESK zu erfassen

Kommunikation zwischen CDESK und Money S4/S5

Die Kommunikation wird seitens CDESK initiiert, das sich an die API-Schnittstelle von Money S4/S5 anbindet.

Die Kommunikation zwischen CDESK und Money S4/S5 funktioniert über die API-Schnittstelle der Software Money S4/S5. CDESK sendet ausschließlich REST API an diese Software. Die grundlegenden Komponenten für die Kommunikation sind im folgenden Diagramm dargestellt.

Vorbereitung auf der Seite von Money S4/S5

Auf der Seite von Money S4/S5 muss die API-Schnittstelle installiert sein, über die Sie mehr erfahren direkt auf der Seite von Money S4.

Nach der erfolgreichen Installation des REST API öffnen Sie Money S4/S5. Klicken Sie anschließend in der oberen Leiste auf die Option Administration -> Datenaustausch und falls die Installation des REST API korrekt verlaufen ist, befindet sich in der Liste die Option REST API. Wählen Sie im Bereich REST API zuerst die Option API-Konfiguration.

Nach dem Klicken wird ein modales Fenster angezeigt, in das die URL-Adresse des Money Servers eingefügt werden muss, wobei auch die Portnummer einzufügen ist. Die URL-Adresse kann zum Beispiel die Form haben: http://localhost:1080. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Verbindung testen. Wenn die Adresse korrekt eingegeben ist, erscheint eine Meldung darüber, dass der Test erfolgreich verlaufen ist.

Sofern die S5 API-Schnittstelle korrekt konfiguriert ist, wird Ihnen auf der Seite, auf der das API betrieben werden soll, die folgende Antwort angezeigt:

Nach einem erfolgreichen Test ist es möglich, die API-Schlüssel zu erhalten, die in CDESK bei der Konfiguration des Konnektors eingefügt werden. Um den Schlüssel in Money S4/S5 zu erhalten, klicken Sie in der oberen Leiste auf die Option Administration -> Datenaustausch -> REST API -> API-Schlüssel.

Einstellung der Verbindung von CDESK und Money S4/S5

Nach der Konfiguration auf der Seite von Money S4/S5 ist es möglich, den Konnektor in CDESK hinzuzufügen.

Hinzufügen des Money S4/S5 Konnektors in CDESK und Aktivierung des Money S4/S5 REST API

Um den Money S4/S5 Konnektor hinzuzufügen, gehen Sie zu Globale Einstellungen -> Konnektoren, API und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche +Konnektor hinzufügen.

Nach dem Klicken wird ein Fenster mit der Auswahl des Konnektortyps angezeigt. Wählen Sie die Option Money S4/S5. Um fortzufahren, klicken Sie auf die Schaltfläche ->Fortfahren.

Anschließend wird das Formular zur Konfiguration des Konnektors angezeigt, das folgende Felder enthält:

Konnektortyp – beim Hinzufügen des Money S4/S5 Konnektors wird in diesem Feld Money S4/S5 vorausgefüllt. Diese Einstellung ist nicht editierbar und dient lediglich als Information für den Benutzer darüber, welchen Konnektor er gerade hinzufügt.

Name – der Name, unter dem der Konnektor in der Liste der Konnektoren angezeigt wird. Es kann ein beliebiger Name eingefügt werden.

Eingeschaltet – der Konnektor kann nur verwendet werden, wenn der Schalter in die Position eingeschaltet gebracht wird

Money Server – fügen Sie die URL-Adresse ein, unter der die Schnittstelle von Money S4/S5 (S5 API-Modul) konfiguriert ist.

Client ID – fügen Sie den Code Client ID ein, den Sie in Money S4/S5 im Bereich Administration -> Datenaustausch -> REST API -> API-Schlüssel finden, nachdem Sie auf der Seite von Money S4/S5 das REST API erfolgreich konfiguriert haben.

Client secret – fügen Sie den Code Client secret ein, den Sie in Money S4/S5 im Bereich Administration -> Datenaustausch -> REST API -> API-Schlüssel finden, nachdem Sie auf der Seite von Money S4/S5 das REST API erfolgreich konfiguriert haben.

Lagerkarten automatisch erstellen – wenn sich der Schalter in der Position eingeschaltet befindet , werden nach der Synchronisierung mit Money S4/S5 in CDESK automatisch Lagerkarten auf Basis der Posten aus dem Katalog in Money S4/S5 erstellt.

Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, speichern Sie die Einstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, die sich in der rechten unteren Ecke befindet. Anschließend werden die Daten aus Money S4/S5 geladen und es werden neue Registerkarten für weitere Einstellungen angezeigt.

Verbindung eines Money-Unternehmens mit einem CDESK-Unternehmen

Nach der Synchronisierung werden in der Registerkarte Money S5 Unternehmen alle in Money S4/S5 erfassten Unternehmen geladen, wobei in der Liste ihre Money ID und der Name angezeigt werden, unter dem sie in Money S4/S5 erfasst sind. Über der Liste befindet sich in der linken Ecke die Schaltfläche Refresh, die dazu dient, die Synchronisierung zu starten, wenn Änderungen in den Einstellungen des Konnektors vorgenommen wurden. In der rechten oberen Ecke befindet sich ein Werkzeug, das es ermöglicht, zwischen den einzelnen Seiten der Liste zu blättern.

In der Liste ist es möglich, ein Money-Unternehmen mit einem Unternehmen in CDESK zu verbinden oder ein neues Unternehmen in CDESK auf Basis eines Datensatzes aus Money S4/S5 anzulegen.

Um ein Money-Unternehmen mit einem bereits bestehenden Unternehmen in CDESK zu verbinden, klicken Sie auf das Menü-Symbol am Ende der Zeile des Unternehmens, das Sie verbinden möchten, und wählen Sie die Option Mit bestehendem Unternehmen verbinden.

Nach dem Klicken wird die Liste der Unternehmen in CDESK angezeigt. Es handelt sich um die Liste, die Sie in CDESK im Bereich Adressbuch -> Unternehmen finden. Das Unternehmen wählen Sie durch Klicken auf seinen Namen. Nach der Zuordnung werden in der Zeile des Money-Unternehmens der Name und die ID des betreffenden CDESK-Unternehmens angezeigt.

Wenn Sie auf Basis eines Money-Unternehmens ein neues Unternehmen in CDESK erstellen müssen, klicken Sie auf das Symbol + in der Zeile des betreffenden Money-Unternehmens, oder gehen Sie in das Menü und wählen Sie die Option Mit neuem Unternehmen verbinden.

Nach dem Klicken wird das Formular zur Erstellung eines neuen Unternehmens angezeigt, wobei alle Felder vorausgefüllt werden, die das betreffende Money-Unternehmen eingetragen hat. Alle diese vorausgefüllten Optionen können Sie bei Bedarf ändern. Eine detaillierte Beschreibung dieses Formulars sowie eine Anleitung, wie Sie weiter mit dem erstellten CDESK-Unternehmen arbeiten, finden Sie im gesonderten Artikel. Das Unternehmen speichern Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern, die sich in der rechten unteren Ecke des Formulars befindet. Ebenso wie bei der Verbindung mit einem bestehenden Unternehmen werden auch in diesem Fall in der Zeile des Money-Unternehmens der Name und die ID des betreffenden CDESK-Unternehmens angezeigt.

Bei Bedarf kann das verbundene Unternehmen editiert werden. Zum Editieren klicken Sie auf das Menü-Symbol am Ende der Zeile des Unternehmens mit dem verbundenen Unternehmen, das Sie editieren möchten, und wählen Sie die Option Verbundenes Unternehmen editieren.

Nach dem Klicken wird das Formular des Unternehmens angezeigt. Das Editieren des Unternehmens ist ausführlich im Artikel beschrieben, der den CDESK-Unternehmen gewidmet ist. Unternehmen kann nur ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung bearbeiten. Wenn Sie das Formular des Unternehmens daher nicht bearbeiten können, überprüfen Sie die Berechtigungen in Benutzer und Gruppen -> Benutzer -> konkreter Benutzer -> Berechtigungen -> Adressbuch -> Unternehmen -> Datensätze.

Wenn Sie die Verbindung entfernen müssen, klicken Sie auf das Symbol , oder klicken Sie auf das Menü-Symbol und wählen Sie die Option Verbindung mit Unternehmen aufheben.

Nach dem Klicken wird eine Meldung angezeigt, ob Sie die Verbindung wirklich entfernen möchten. Wenn ja, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Erstellung von Unternehmen in Money S4/S5

Die Erstellung von Money-Unternehmen aus CDESK-Unternehmen ist in der Registerkarte CDESK-Unternehmen möglich, die nach der Synchronisierung mit dem Money Server angezeigt wird. In der Registerkarte werden die CDESK-Unternehmen angezeigt, die in Adressbuch -> Unternehmen erfasst sind, wobei in der Liste ihre CDESK ID und der Name angezeigt werden, unter dem sie in CDESK erfasst sind. Über der Liste befindet sich in der linken Ecke die Schaltfläche Refresh, die dazu dient, die Synchronisierung zu starten, wenn Änderungen in den Einstellungen des Konnektors vorgenommen wurden. In der rechten oberen Ecke befindet sich ein Werkzeug, das es ermöglicht, zwischen den einzelnen Seiten der Liste zu blättern.

Um ein Unternehmen in Money S5 zu erstellen, klicken Sie auf das Menü-Symbol am Ende der Zeile des CDESK-Unternehmens, das Sie registrieren möchten, und wählen Sie die Option Unternehmen in Money S5 erstellen.

Wenn das Unternehmen in Money S5 erstellt ist, werden in der Zeile des CDESK-Unternehmens, auf dessen Basis es erstellt wurde, seine Money ID und der Name angezeigt.

Bei Bedarf kann diese Verbindung aufgehoben werden. Klicken Sie auf das Menü-Symbol und wählen Sie die Option Verbindung mit Unternehmen aufheben.

Zuordnung anhand der IČO

Wenn bei der Synchronisierung von CDESK und dem Money Server festgestellt wird, dass die Unternehmen aus diesen beiden Systemen die gleiche IČO erfasst haben, dann werden diese Unternehmen in der Registerkarte Zuordnung anhand der IČO angezeigt.

In der Liste befinden sich Money-Unternehmen und die ihnen zugeordneten CDESK-Unternehmen auf Basis der gemeinsamen IČO. Diese Unternehmen sind jedoch nicht verbunden. Wenn Sie ein Unternehmen verbinden möchten, klicken Sie auf das Menü-Symbol und wählen Sie die Option Verbinden.

Unternehmen können auch in größerer Menge verbunden werden. Markieren Sie die gewünschten Unternehmen in der Liste durch Klicken auf das Symbol und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Markierte zuordnen, die sich über der Liste befindet. Wenn Sie alle zugeordneten Unternehmen in der Liste verbinden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alles markieren und anschließend auf Markierte zuordnen.

Erstellung von Lagerkarten aus Datensätzen in Money S4/S5

Die Lagerkarten werden in CDESK automatisch bei der Synchronisierung mit Money S4/S5 erstellt, wenn Sie bei der Konfiguration des Konnektors die Option Lagerkarten automatisch erstellen eingeschaltet haben. Falls Sie diese Option nicht eingeschaltet haben, können Sie die Lagerkarten manuell in der Registerkarte Posten aus dem Katalog erstellen. In der Registerkarte sind die Lagerkarten aus Money S4/S5 geladen. Falls die Liste keine Posten enthält, klicken Sie auf die Schaltfläche Refresh, die sich in der linken Ecke befindet und dazu dient, die Synchronisierung zu starten. In der rechten oberen Ecke befindet sich ein Werkzeug, das es ermöglicht, zwischen den einzelnen Seiten der Liste zu blättern.

Um eine Lagerkarte zu erstellen, klicken Sie auf das Menü-Symbol und wählen Sie die Option Verbinden. Nach dem Klicken werden in der Zeile des betreffenden Money S5 Postens die Daten über die neu erstellte CDESK-Lagerkarte angezeigt.

Lagerkarten können auch in größerer Menge verbunden werden. Markieren Sie die gewünschten Datensätze in der Liste durch Klicken auf das Symbol und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Markierte in CDESK erstellen, die sich über der Liste befindet. Wenn Sie alle zugeordneten Unternehmen in der Liste verbinden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alles markieren und anschließend auf Markierte in CDESK erstellen.

Nutzung des Money S4/S5 Konnektors – Erstellung von Bestellungen zur Fakturierung

In den vorhergehenden Teilen wurde die Verbindung von CDESK mit Money S4/S5 konfiguriert, auf deren Basis CDESK die Unternehmen aus Money S4/S5 und die erfassten Lagerkarten (Katalog) kennt. Dies ermöglicht es CDESK, in Money S4/S5 Belege zu erfassen, die direkt verarbeitet werden können, ohne dass eine weitere Umschreibung erforderlich ist.

In der aktuellen Version 3.1.0 dient die Verbindung zur Erstellung von Bestellungen in Money S4/S5 aus dem Konto zur Anforderung in CDESK.

• Die Bestellung wird auf das Unternehmen erstellt, das in der CDESK-Anforderung angegeben ist (das CDESK-Unternehmen muss mit dem Money S4/S5 Unternehmen zugeordnet sein, was im obigen Text erklärt wird).
• In die Bestellung werden auch die Lagerposten übernommen, die aus den in CDESK aus Money S4/S5 geladenen Lagerkarten erstellt wurden. (Die Übernahme der Lagerkarten ist im obigen Text beschrieben.)
• Die Arbeiten werden in die Bestellung mit dem Text und dem Satz übernommen, der im CDESK-Buchungsposten festgelegt ist. (Die Einstellung der Buchungsposten finden Sie im folgenden Text.)

Um eine Money-Bestellung zu erstellen, öffnen Sie die Anforderung, die auf ein Unternehmen mit Verbindung zum Money S4/S5 Unternehmen läuft, einen verknüpften Auftrag hat und Leistungen enthält. Gehen Sie anschließend zur Registerkarte Konto zur Anforderung.

Sofern an die Anforderung kein Auftrag verknüpft ist, wird im oberen Teil die Schaltfläche +Auftrag mit Buchungsposten hinzufügen angezeigt. Nach dem Klicken wird anschließend ein Fenster zur Eingabe des Auftragsnamens und danach zur Konfiguration des Buchungspostens angezeigt. Als Kunde wird bei einem solchen Auftrag automatisch das Unternehmen aus der Anforderung vorausgefüllt. Mehr über die Konfiguration des Buchungspostens finden Sie in diesem Text. Wenn die Anforderung bereits einen Auftrag hinzugefügt hat, wird im oberen Teil der Registerkarte die Schaltfläche +Buchungsposten zu bestehendem Auftrag hinzufügen angezeigt. Dadurch wird es möglich, den Buchungsposten an dem verknüpften Auftrag zu ändern.

Die Posten, die in das Konto einbezogen werden, befinden sich im Bereich Posten des Kontos zur Anforderung. Es handelt sich um Leistungen mit einem Buchungsposten und die mit ihnen verknüpften Lagerausgabescheine, die durch die Verknüpfung von Money-Posten aus dem Katalog und Lagerkarten in CDESK erstellt wurden. Im Bereich Nicht in das Konto zur Anforderung einbezogene Posten befinden sich Posten aus Leistungen, die mit keinem Buchungsposten verknüpft sind. Daher gelangen sie nicht in die Money S4/S5 Bestellung. Wenn Sie sie in die Bestellung einbeziehen möchten, ordnen Sie der Leistung, an der sich die betreffenden Posten befinden, einen Buchungsposten zu. Mehr über die Arbeit mit Leistungen finden Sie im gesonderten Text.

Die Bestellung in Money S4/S5 erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche +Bestellung in Money S4/S5 aus dem Konto erstellen, die sich im Bereich Money S4/S5 befindet. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar, wenn sich die Anforderung im Status Abgeschlossen befindet.

Nach dem Klicken wird eine Meldung angezeigt, dass die Bestellung in Money S4/S5 erstellt wurde. Zugleich wird im Bereich Money S4/S5 die Zusammenfassung der Bestellung angezeigt. Durch Klicken auf die Schaltfläche Bestellung in Money S4/S5 aus dem Konto aktualisieren wird der Inhalt der Money S4/S5 Bestellung auf Basis der letzten Änderungen in der Anforderung aktualisiert.