EVIDENCIA MAJETKU

Evidencia majetku

Vitajte v ére optimálneho inventárneho manažmentu s CDESK! Naše inovatívne riešenie vám otvára dvere k jednoduchým a rýchlym inventúram, vďaka ktorým sa zlepší efektivita a organizácia vášho podnikania. Zabudnite na zdĺhavé a náročné inventárne procesy – teraz je čas prejsť na revolučné riešenie, ktoré vám ušetrí čas, peniaze a zníži stres spojený s inventúrami.

Vďaka intuitívnemu užívateľskému rozhraniu a pokročilým funkciám budete schopní rýchlo a jednoducho inventarizovať váš majetok. Výsledkom bude minimalizovanie strát a maximalizovanie zisku. Pripravili sme pre vás aj mobilnú aplikáciu, cez ktorú máte prístup ku svojmu majetku a jeho inventúram. Výhodou používania aplikácie je možnosť vysokorýchlostného RFID skenovania.

Modul Evidencie majetku je nadstavbou konfiguračnej databázy CMDB, preto sa môžete v tomto manuáli stretnúť s pojmami položky, pod ktorými rozumejte majetok.

Odporúčaný scenár použitia Evidencie majetku

Tento scenár odporúčame dodržať pre najefektívnejšie používanie Evidencie majetku.

1. Pripravenie typov položiek – zapnutie Evidencie majetku, vyplnenie predvoleného formátu Inventárneho čísla DHIM.
2. Import položiek do CDESK cez XLS import v Konfiguračnej databáze alebo Evidencii majetku
3. Export XLSX tabuľky s priradenými Inventárnymi číslami DHIM.
4. Tlač RFID/QR štítkov pomocou exportovaného súboru.
5. Vytvorenie inventúry a inventúrnych príkazov.
6. Vykonanie inventúrneho príkazu pomocou mobilnej skenovacej aplikácie.
7. Schválenie inventúry.

Konfigurácia

Zapnutie

Po zapnutí Evidencie majetku v Globálnych nastaveniach spínačom a obnovení stránky sa zobrazí modul Evidencie majetku v navigačnom menu. Ak sa modul v navigačnom menu nezobrazuje, skontrolujte oprávnenia v Používatelia a skupiny -> Používatelia -> vyberte konkrétneho používateľa -> záložka Oprávnenia -> časť Evidencia majetku. Ďalšie nastavenia z Globálnych nastavení Evidencie majetku sú popísané v častiach, ktorých sa týkajú.

Prevádzky a miesta

Keďže môže firma mať viac pobočiek vo viacerých miestach alebo oddelené sklady a kancelárie, je potrebné na začiatku definovať všetky prevádzky a miesta. V konfiguračnej databáze CMDB, ako aj v Evidencii majetku, stoja prevádzky nad miestami.

V evidencii majetku nie je potrebné používať dvojstupňové rozdelenie miest. Stačí definovať napríklad prevádzky ako mestá, v ktorých sa nachádzajú vaše priestory, kde chcete evidovať majetok. Ak však pre potrebu vašej firmy potrebujete rozdeliť priestory na viacej častí, použite aj miesta. Napríklad Prevádzky: Bratislava, Nitra… a Miesta: kancelária, sklad…

Pre definovanie Prevádzok a Miest si musíte najprv v CMDB -> Hlavné skupiny položiek definovať Hlavnú skupinu položiek kategórie Prevádzky/Miesta. Pre prevádzky stačí v hlavnej skupine zadať iba Názov. Pre jednoduchosť odporúčame použiť názov Prevádzky/Miesta.

Ak používate dvojstupňové evidovanie lokality, je potrebné, aby ste v nastaveniach hlavnej skupiny Miesta mali v poli Väzba na Prevádzku zvolenú možnosť povinné.

Pre definovanie jednotlivých prevádzok a miest je potrebné vojsť do CMDB -> Zoznam položiek. Tlačidlom +Pridať položku (CI) pridáte jednotlivé prevádzky či miesta. Po zvolení príslušnej Hlavnej skupiny položiek je potrebné vybrať Typ položiek. Tu odporúčame použiť systémom vygenerovaný typ, avšak vlastný typ položiek si môžete definovať v CMDB -> Typy položiek.

V detaile prevádzky/miesta stačí pre potreby Evidencie majetku vybrať už iba Spoločnosť a Názov. Po vyplnení týchto polí nezabudnite prevádzku/miesto uložiť kliknutím na tlačidlo Uložiť.

Pre bližší popis polí či funkcií CMDB prejdite na manuál CMDB: https://www.cdesk.sk/dokumentacia/konfiguracna-databaza-cmdb-uvodny-prehlad/.

Typ položky do Evidencie majetku

Pre použitie typu položky v Evidencii majetku je potrebné, zapnúť jeho používanie v nastaveniach daného typu, teda CMDB -> Typy položiek -> konkrétny typ. Prepnutím spínača Pridať do evidencie majetku do zapnutej polohy  sa daný typ sprístupní na používanie v Evidencii majetku. Všetky položky, ktoré boli doteraz v konfiguračnej databáze zaradené pod tento typ položiek sa automaticky prenesú do zoznamu majetku. Zapnutím spínača sa taktiež sprístupní pole na zadanie predvoleného formátu inventárneho čísla. To bude popísané v ďalšej časti manuálu.

Pre evidenciu Miesta a Prevádzky zmeňte v nastaveniach hlavnej skupiny Väzba na Prevádzku a Väzba na Miesto na povinné alebo nepovinné. Taktiež tu máte možnosť zapnutia poľa Typové označenie, ktoré sa bude zobrazovať iba pre Typy, v ktorých je toto pole zapnuté.

Zoznam majetku

Zoznam existujúceho majetku zobrazíte cez hlavné menu Evidencia majetku -> Zoznam majetku.

Existujúce položky môžete upraviť dvojklikom na príslušný riadok, alebo výberom voľby z kontextového menu Editovať. Novú položku vytvoríte kliknutím na +Pridať.

Zobrazované stĺpce v tabuľke zoznamu majetku upravíte ozubeným kolieskom v pravom hornom rohu tabuľky.  Kliknutím na toto tlačidlo sa zobrazí modálne okno ponúkajúce výber stĺpcov tabuľky. Stĺpce (použ. polia), ktoré sú v stĺpci Zvolené stĺpce, sa budú zobrazovať v Zozname majetku. Šípkami doprava a doľava upravíte zobrazovanie stĺpcov. Taktiež je možné upraviť poradie zobrazovaných stĺpcov funkciou drag and drop. Predvolené stĺpce vrátite do pôvodného stavu červeným tlačidlom Reset. Vykonané zmeny potvrdíte zeleným tlačidlom Uložiť. Zafarbené šípky stĺpcov indikujú pevne definované polia v Evidencii majetku, šedé šípky vami definované používateľské polia.

Na vyhľadávanie v zozname slúži vrchný vyhľadávací panel. Na upresnenie stĺpcov, v ktorom má vyhľadávací panel zadaný text vyhľadávať slúži tlačidlo dvoch štvorčekov .

Pre jednoduchšie vyhľadávanie v zozname je možné použiť filtre. Filter pridáte tlačidlom modrého +. Zložitejšie filtre je možné pridať tlačidlom lievika . Filtre si uložíte cez hamburgerové menu, nový filter. Filtre odstránite tlačidlom X. Používanie filtrov je popísané v samostatnom manuáli.

Export zoznamu majetku

Export Zoznamu majetku funguje na rovnakom princípe ako úprava stĺpcov. Jediná zmena je možnosť pripnutia stĺpca pre XLSX tlačidlom pripináčika . Export do XLSX potvrdíte zeleným tlačidlom Exportovať.

Import položiek do zoznamu majetku

Kliknutím na tlačidlo Import XLS sa otvorí systémové okno na výber súboru z počítača na import. Vyberte XLS súbor. V nasledujúcom okne je potrebné skontrolovať, poprípade vybrať párovanie na stĺpec pre všetky stĺpce. Import spustíte zeleným tlačidlom Importovať na pozadí. Ak vzniknú problémy počas importu, môžete ich overiť a upraviť modrým tlačidlom Moje importy.

Pridanie položky

Pre pridanie položky kliknite na tlačidlo +Pridať v zozname Evidencie majetku. Po kliknutí sa zobrazí formulár pre zadanie parametrov majetku.

Základné údaje

Názov – uveďte názov položky, pod ktorým sa bude položka zobrazovať v zoznamoch.

Popis majetku – môžete uviesť popis položky, ktorý sa zobrazí v Zozname majetku.

Spoločnosť – vyberte spoločnosť, ku ktorej sa položka vzťahuje. Každá položka musí mať pridelenú konkrétnu spoločnosť. Ak ešte potrebnú spoločnosť nemáte zadefinovanú, kliknite na ikonu +.

Inventárne číslo – uveďte inventárne číslo, ktorým bude identifikovaná táto položka. Inventárne číslo musí byť unikátne pre všetky položky. V tomto poli môžete využiť automatické priraďovanie inventárneho čísla. Vzor, podľa ktorého sa budú dané inventárne čísla vpisovať si môžete definovať pre celú Evidenciu majetku v Globálnych nastaveniach -> Evidencia majetku -> Predvolený formát inventárneho čísla alebo pre každý typ položky zvlášť v CMDB -> Typy Položiek -> konkrétny typ -> Predvolený formát inventárneho čísla. Použiť môžete 2-5 písmen na začiatku čísla a aspoň 4 číslice.

Hlavná skupina – vyberte Hlavnú skupinu, pod ktorú chcete položku zaradiť. Na pridanie novej hlavnej skupiny môžete použiť oranžové plus +vedľa tohto poľa.

Typ položky – vyberte Typ položky, pod ktorý chcete položku zaradiť. Na pridanie nového typu položiek faktúry môžete použiť oranžové plus +vedľa tohto poľa.

Typové označenie – toto pole zapnete v nastaveniach Typu položky. Ak má majetok prepojenie na CM a toto pole je vyplnené v časti CM, jeho hodnota sa automaticky prenesie do tohto poľa.

Stav evidencie – vyberte stav evidencie majetku z ponúkaných hodnôt v číselníku. Na výber sú Neaktívne, Čakajúce na priradenie, Priradené, V používaní – bez priradenia, K vypožičaniu, Vypožičané, Vyradené, Zlikvidované.

Fyzický stav – vyberte fyzický stav majetku z ponúkaných hodnôt v číselníku. Na výber sú Nešpecifikované, Nové, Výborný stav, Bežné opotrebenie, Silné opotrebenie, Chýbajúce, K vyradeniu.

Priradené k – vyberte používateľa, ktorému sa majetok priradil. Toto pole sa zobrazí až po zvolení stavu Priradené k. Ak si zamestnancov v CDESK neevidujete, môžete použiť tlačidlo voľný text , ktoré umožní vpísať ľubovoľný text. Späť na výber používateľov v CDESK pole prepnete tlačidlom . Po zmene stavu evidencie na niečo iné toto pole ostane aktívne s uchovanou pôvodnou hodnotou.

Zodpovedný – vyberte používateľa, ktorý je zodpovedný za majetok, aj keď mu nie je majetok priradený.

Prevádzka – zvoľte Prevádzku, ktorú ste si predom definovali v konfiguračnej databáze.

Miesto – zvoľte Miesto, ktoré ste si predom definovali v konfiguračnej databáze.

Faktúra – vyberte faktúru, ktorú ste si predom uložili do CDESK. Na pridanie novej faktúry môžete použiť oranžové plus +vedľa tohto poľa. Zvolenú faktúru si prehliadnete tlačidlom lupy . Ak si faktúry v CDESK neevidujete, môžete použiť tlačidlo voľný text , ktoré umožní vpísať ľubovoľný text. Späť na výber faktúr v CDESK pole prepnete tlačidlom .

Obstarávacia cena – zadajte cenu a vyberte menu, v ktorej chcete cenu evidovať. Ak sa vám požadovaná mena neponúka, viete si ju sprístupniť v Globálne nastavenia -> Účtovanie -> Peňažné meny.

Dodávateľ – vyberte dodávateľa zo zoznamu spoločností. Na pridanie nového dodávateľa môžete použiť oranžové plus + vedľa tohto poľa. Dodávateľ sa automaticky vyplní, ak vo faktúre evidovanej v CDESK máte vyplnené pole Dodávateľ.

Dátum zakúpenia – vyberte dátum zakúpenia majetku. Ak má majetok prepojenie na CM a toto pole je vyplnené v časti CM, jeho hodnota sa automaticky prenesie do tohto poľa.

Dátum priradenia – vyberte dátum priradenia majetku. Toto pole sa sprístupní po vybratí stavu evidencie Priradené k.

Aktivácia dňa – vyberte dátum aktivácie majetku.

Dátum vyradenia – vyberte dátum vyradenia majetku. Toto pole sa sprístupní po vybratí stavu evidencie Vyradené.

Dátum likvidácie – vyberte dátum likvidácie majetku. Toto pole sa sprístupní po vybratí stavu evidencie Zlikvidované.

Vypršanie záruky – vyberte dátum vypršania záruky. Ak má majetok prepojenie na CM a toto pole je vyplnené v časti CM, jeho hodnota sa automaticky prenesie do tohto poľa.

Prílohy – možnosť pripojenia prílohy (napríklad skenu, dokumentu, fotografie). Súbor pripojíte jeho potiahnutím myšou na toto pole, alebo kliknutím naň vyberiete súbor z disku. Je možné pridať aj viac príloh. Zoznam pripojených súborov sa zobrazí pod týmto poľom. Ak ste vybrali faktúru a máte k nej zaevidovaný jej sken v prílohách, automaticky sa vytiahne aj do prílohy položky.

Údaje o zariadení sa zobrazia pre zariadenia hlavnej skupiny IT vybavenie s prepojením do CM.

Používateľské polia – tu sa zobrazia používateľské polia, ktoré máte definované v type položky.

Identifikátory

Identifikátory slúžia na označenie vášho majetku.
Stav štítka – vyberte z číselníka hodnotu, ktorá zodpovedá štítku na majetku. Na výber sú Vyhovujúci a Poškodený.
RFID – tu môžete vpísať RFID kód prislúchajúci danej položke, avšak toto pole sa automaticky vyplní ak použijete mobilnú aplikáciu evidencie majetku -> Párovanie RFID štítkov (popísané nižšie v dokumentácii).
QR – zobrazený QR kód je unikátny pre danú položku a je možné ho využiť na skenovanie v mobilnej aplikácii evidencie majetku. To, či sa QR kód vygeneruje z Inventárneho čísla (DHIM) alebo CMDB ID nastavíte v Globálne nastavenia -> Evidencie majetku -> Generovanie QR kódu podľa.

Infobox

Infobox je vrchný obdĺžnik s užitočnými informáciami. V každom module zobrazuje iné dáta. Hodnoty v infoboxe môžete meniť a prepisovať ako v klasickom poli. Ak si neprajete, aby sa zobrazoval infobox, použite šípku hore, ktorá sa nachádza na pravom kraji. Na opätovné rozbalenie infoboxu použite šedé tlačidlo so šípkou dole. Taktiež existuje možnosť vypnúť infobox pre celý CDESK. Tento prepínač nájdete v Globálne nastavenia -> Ostatné na spodku stránky.

Prepojenia

Táto záložka je rovnaká ako v Konfiguračnej databáze s výnimkou vynechaných Prepojení položky na spoločnosti a Prepojenia s požiadavkami.

Pre pridanie Prepojenia medzi položkami a na Používateľov použite tlačidlo +Pridať prepojenie. Prepojenia v evidencii majetku, teda priradenie k používateľovi sa do tejto tabuľky vpíšu automaticky.

História

V záložke história sa zaznamenávajú všetky zmeny vykonané na danej položke.

Inventúry

Zoznam existujúcich inventúr zobrazíte cez hlavné menu Evidencia majetku ->Inventúry. Pokiaľ sa inventúry v menu nezobrazujú, skontrolujte oprávnenia v Používatelia a skupiny -> Používatelia -> konkrétny používateľ -> záložka Oprávnenia -> Evidencia majetku -> Inventúry. Filtre a úprava stĺpcov tu funguje rovnako ako pri Zozname majetku, čo je popísané vyššie.

Existujúce inventúry môžete upraviť dvojklikom na príslušný riadok, alebo výberom voľby z kontextového menu Editovať. Novú inventúru vytvoríte kliknutím na +Pridať.

Export inventúr

Tak ako v zozname majetku, aj tu sa nachádza možnosť XLSX exportu. Vyberte stĺpce, ktoré chcete exportovať a stlačte tlačidlo Exportovať.

Pridanie inventúry

Pre pridanie novej inventúry kliknite na tlačidlo +Pridať v zozname inventúr. Po kliknutí sa zobrazí formulár pre zadanie parametrov inventúry.

Základné údaje

Spoločnosť (vlastník) – vyberte spoločnosť, v ktorej sa inventúra bude vykonávať, resp. ktorej spoločnosti patrí majetok v inventúre. Ak inventúra obsahuje inventúrne príkazy, nebude už možné zmeniť výber spoločnosti. Toto pole taktiež slúži ako filter lokalít a majetku. Ich výber sa zobrazí až po vybratí spoločnosti.

Názov – uveďte názov inventúry, pod ktorým sa bude zobrazovať v zozname.

Poznámka / Popis – môžete pridať dodatočné informácie k inventúre, napr. na aký majetok sa zamerať v priebehu vykonávania inventúry.

Vytvoril – do tohto poľa sa automaticky vyplní aktuálne prihlásený používateľ.

Zodpovedný – vyberte zodpovedného používateľa, ktorý bude schvaľovať výsledok inventúry.

Plánovaný začiatok – vyberte dátum, kedy sa má inventúra začať.

Plánovaný koniec – vyberte dátum, kedy sa má inventúra skončiť.

Skutočný začiatok – toto pole sa automaticky vyplní s dátumom, kedy bol spustený prvý inventárny príkaz.

Skutočný koniec – toto pole sa automaticky vyplní s dátumom, kedy bola schválená celá inventúra.

Lokalita – vyberte, na ktorých lokalitách sa bude inventúra vykonávať. Vybrať môžete celé prevádzky alebo konkrétne miesta. Lokality sa vytvárajú v CMDB -> Zoznam položiek. Podrobnejší postup nájdete vyššie v texte v odseku Prevádzky a Miesta.

Predmet inventúry – vyberte, ktoré položky chcete skontrolovať v inventúre. Vyberá sa hlavná skupina alebo typ. Čísla vedľa hlavnej skupiny alebo typu indikujú počet položiek v danej skupine/type danej spoločnosti. Ide o položky zo zoznamu majetku. Pridávanie položiek majetku je popísane vyššie v texte v odseku Pridávanie novej položky.

Účel inventúry – vyberte účel inventúry z ponúkaných možností: čiastková inventúra, bežná inventúra na konci účtovného obdobia, audit.

Prílohy – možnosť pripojenia prílohy (napríklad skenu, dokumentu, fotografie). Súbor pripojíte jeho potiahnutím myšou na toto pole, alebo kliknutím naň vyberiete súbor z disku. Je možné pridať aj viac príloh. Zoznam pripojených súborov sa zobrazí pod týmto poľom.

Po uložení tlačidlom Uložiť sa zobrazí záložka Inventúrne príkazy.

Inventúrne príkazy

Zoznam všetkých inventúrnych príkazov nájdete cez navigačné menu Evidencia majetku -> Inventúrne príkazy. Ďalej bude vysvetlené pridávanie inventúrneho príkazu v inventúre. Číslo v záložke indikuje počet inv. príkazov na inventúre. Ak sa v záložke zobrazuje výstražný trojuholník, znamená to, že nie sú vytvorené žiadne inv. príkazy.

Inventúrne príkazy sa vytvárajú z predpripravených inv. príkazov, ktoré nájdete v sekcii Nepriradené lokality. Tu sa zobrazujú iba tie lokality, ktoré ste definovali v záložke Základné údaje. Inv. príkaz vytvoríte kliknutím na tlačidlo Vytvoriť inv. príkaz v požadovanom riadku. Tlačidlom Nový inv. príkaz z označených a označením viacerých nepriradených lokalít pomocou checkboxu v každom riadku vytvoríte jeden inv. príkaz spoločne na všetky prevádzky. Po výbere checkboxu je taktiež možné tlačidlom Zlúčiť do existujúceho príkazu zlúčiť všetky vybraté nepriradené lokality do už vytvoreného inv. príkazu.

Pridanie nového inventúrneho príkazu

Názov inv. príkazu – toto pole vyplniť nemusíte. Ak pri uložení ostane prázdne, automaticky sa vytvorí názov z lokalít inv. príkazu.

Lokality – tu sa automaticky zobrazia všetky lokality, ktoré boli zvolené pred vytváraním inv. Príkazu.

Plánovaný začiatok – vyberte dátum plánovaného začiatku inventúrneho príkazu. Automaticky sa vloží dátum plánovaného začiatku celej inventúry.

Plánovaný koniec – automaticky sa vloží plánovaný koniec inventúry. V Globálne nastavenia -> Evidencia majetku -> Inventúrne príkazy môžete nastaviť počet dní, ktoré sa odpočítajú od plánovaného konca inventúry. Tento dátum sa potom vloží do všetkých plánovaných inv. príkazov.

Poverené osoby – vyberte osobu, ktorá bude vykonávať samotný inv. príkaz, teda skenovanie majetku. Pre výber osôb kliknite na tlačidlo +Vybrať. Ak vyberiete viacej osôb, nezávisí na výsledku inv. príkazu, ktorá osoba ho vykonala. Avšak súčasne môže majetok skenovať iba jedna osoba, po odhlásení zo skenovacej aplikácie môže iná osoba pokračovať v skenovaní.

Zodpovedný – vyberte osobu, ktorá bude zodpovedná za inv. príkaz a teda ho bude po ukončení schvaľovať. Automaticky sa do tohto poľa doplní Zodpovedný vybratý v detaile inventúry.

Predmet inv. príkazu – vyberte checkboxami majetok, ktorý má byť skontrolovaný daným inv. príkazom. Taktiež môžete jednotlivé položky odoberať a pridávať do inv. príkazu.

Kontrolované položky – zoznam konkrétnych položiek, ktoré budú skontrolované v inv. príkaze. Vyberte hlavnú skupinu/typ položiek. Ak si prajete odstrániť konkrétne položky zo zoznamu kontrolovaných, použite X na konci riadka. Pre opätovné pridanie opäť zvoľte typ odstránenej položky v časti Predmet inv. príkazu.

Spustenie inv. príkazu

Vytvorenie inv. príkazu treba potvrdiť uložením. Vytvorené inv. príkazy sa zobrazia v sekcii Inventúrne príkazy na záložke Inventúrne príkazy. Po uložení sa v detaile inv. príkazu objaví tlačidlo Spustiť príkaz. Kliknutím naň sa odošle príkaz do mobilnej skenovacej aplikácie, kde bude prebiehať samotná inventúra.

Inv. príkaz taktiež môžete spustiť hamburgerovým menu  v zozname inv. príkazov.

Priebeh inv. príkazu

Záznam o kontrole položky je možné pridať tlačidlom Pridať záznam o kontrole, ktoré sa zobrazí pri prechode myšou nad riadkom danej položky v časti Kontrolované položky. Po vyplnení polí v modálnom okne sa položka uloží ako skontrolovaná. Upraviť záznam o kontrole je možné tlačidlom Upraviť záznam o kontrole, ktoré sa taktiež zobrazí prechodom ponad požadovaný riadok. Po jeho kliknutí sa zobrazí rovnaké vyskakovacie okno, ktoré umožňuje prepis dát.

Na lepšiu orientáciu v zozname odporúčame použiť prepínač v pravom hornom rohu:  

 – celý zoznam,  – neskontrolované položky,  – konflikty.

Schválenie inv. príkazu

Po skontrolovaní majetku môžete inv. príkaz poslať na schválenie pomocou tlačidla Poslať na schválenie. Vybratá zodpovedná osoba za inv. príkaz bude mať možnosť napísať poznámku, schváliť alebo zamietnuť inv. príkaz tlačidlami Zamietnuť a Schváliť. Po zamietnutí sa inv. príkaz opäť otvorí na prepracovanie. Pomocou nastavenia Posun plánovaného konca pri znovuotvorení inv. príkazu v Globálne nastavenia -> Evidencia majetku -> Inventúrne príkazy môžete nastaviť počet dní, o koľko sa posunie dátum Plánovaného konca inv. príkazu aj samotnej inventúry.

Schváľovanie inventúry

Schválenie inventúry je možné až po schválení všetkých inv. príkazov, ktoré sú súčasťou inventúry. Na schválenie inventúry slúži tlačidlo Schváliť inventúru, ktoré sa nachádza na záložke Základné údaje. Tlačidlom Schváliť inventúru sa otvorí okno s celým zoznamom a informáciami o položkách a ich stave po inventúre. Taktiež môžete vpísať poznámku v ľavom okne. Poznámku môžete neskôr upraviť v zozname reportov. Inventúru zamietnete tlačidlom Zamietnuť. Po zamietnutí inventúry sa umožní otvoriť inv. príkazy na doplnenie.

Report z inventúry

V záložke Reporty nájdete všetky reporty spojené s danou inventúrou, teda reporty z inventúrnych príkazov a jeden celkový report z inventúry. Kliknutím na tlačidlo PDF sa report stiahne vo formáte .pdf. Tlačidlom  sa otvorí náhľad reportu v novej záložke prehliadača. Poznámku k reportu pridáte kliknutím na príslušný riadok v stĺpci Poznámka.

História

V záložke História sa zaznamenávajú všetky zmeny vykonané na danej inventúre okrem samotného skenovania.

Stavy inventúr

Stavy inventúr sa zobrazujú v infoboxe, ako aj v zozname inventúr/inv. príkazov.

Stavy inventúr sa zhodujú so stavmi inv. príkazov. Stavy sa menia automaticky podľa priebehu inventúry/inv. príkazu.

Plánované – stav po založení inventúry. Pridajte inv. príkazy.

Aktívne – stav po spustení prvého inv. príkazu.

Na schválenie – pri inv. príkazoch nastane tento stav po poslaní na schválenie. V inventúre sa tento stav použije až keď všetky inv. príkazy budú v stave Na schválenie. Schváliť inventúru je možné až po schválení všetkých inv. príkazov.

Uzavreté – stav po schválení celej inventúry/inv. príkazu.

Protokoly evidencie majetku

Protokoly evidencie majetku slúžia na dokumentáciu presunov vášho majetku. Protokoly nájdete v hlavnom menu Evidencia majetku -> Preberacie protokoly.

Vytvorenie preberacieho protokolu

Preberací protokol vytvoríte tlačidlom +Pridať. Nasleduje výpis polí.

Prepínač slúži na určenie vzťahu odovzdávajúceho . Možnosti sú dve.

Odovzdávajúci je Spoločnosť (možné zadať aj osobu zodpovednú za odovzdanie) alebo odovzdávajúci je osoba. Vyplňte podľa svojho scenáru dané polia. Pole odovzdávajúci (aj spoločnosť) slúžia ako filter ponúkaného Zoznamu majetku. Ponúkajú sa iba položky, ktoré sú priradené danému používateľovi/spoločnosti.

Názov – vyplňte názov. Ak názov pri uložení protokolu ostane prázdny, automaticky sa vytvorí názov z odovzdávaných položiek.

Poznámka do protokolu – pridajte poznámku, ktorá sa taktiež bude zobrazovať v protokole.

Vyberanie položiek na protokol

Vyberanie položiek na protokol funguje na rovnakom princípe ako vyberanie stĺpcov v zoznamoch. Z pravého Zoznamu majetku vyberte šípkou doľava položky, ktoré majú byť evidované na preberacom protokole.

Pridanie voľnej položky

Ak v protokole potrebujete evidovať odovzdanie majetku, ktorý nemáte evidovaný v Evidencii majetku, môžete použiť šedé tlačidlo Pridať voľnú položku. Vpíšte názov daného majetku a možné je pridať aj jeho popis. Pridanie voľnej položky potvrdíte fajkou na konci riadka. Voľnú položku odstránite tlačidlom X.

Podpis a tlač – čoskoro

 

Akcie na pozadí

Po uložení preberacieho protokolu sa automaticky zmenia stavy evidencie odovzdaných položiek. Ak sa položka odovzdá osobe, stav evidencie sa zmení na Priradené a do poľa Priradené k sa vpíše používateľ, ktorý prebral danú položku. Ak je položka odovzdaná spoločnosti, jej stav evidencie sa zmení na Čakajúce na priradenie.

Mobilná aplikácia Evidencie majetku

Mobilná aplikácia slúži prevažne na vykonávanie inventúrnych príkazov – skenovanie. Úpravu položiek odporúčame robiť cez web.

Prihlásenie

Na prihlásenie do aplikácie je potrebné vypísať požadované prihlasovacie údaje. Prihlásenie potvrdíte tlačidlom Prihlásiť.

Server – vyplňte server, na ktorej sa vaša doména CDESK nachádza

Používateľské meno – meno používateľa, povereného, pod ktorým sa chcete prihlásiť

Heslo – heslo pre zadaného používateľa

Na spodnej časti obrazovky si taktiež môžete zmeniť jazyk aplikácie kliknutím na vlajky jednotlivých jazyk.

Dashboard – úvodná obrazovka

Nastavenia

Kliknutím na hamburgerové menu sa zobrazia nastavenia jazyku (aplikácie) a vzhľad aplikácie (systém/svetlý/tmavý).

Profil

Kliknutím na ikonu profilu v dolnom menu otvoríte nastavenia pre daný profil. Tu je možné meniť údaje ako Email, Telefón, Heslo. Taktiež je tu možné sa odhlásiť a opätovne sa prihlásiť pod iným používateľom.

Inventár

V záložke Inventár si môžete prezrieť majetok priradený prihlásenému používateľovi alebo majetok firmy (prihlásený používateľ musí mať na to oprávnenia). Jednoducho si vyhľadajte a spravujte majetok. Pre upresnenie vyhľadávania použite pripravené systémové filtre Môj inventár a Všetko.

 

Zoznam majetku

Zoznam majetku otvoríte k prehliadnutiu ikonou s domčekom a autom.

Párovanie RFID štítka

Párovanie RFID štítka spustíte tlačidlom Párovanie štítkov. Toto tlačidlo sa zobrazí iba na zariadení, ktoré podporuje RFID skenovanie, ako napríklad Zebra skener (automaticky rozpoznané systémom). Fyzickým tlačidlom na skeneri spustíte skenovanie štítkov. Nájdené štítky sa zobrazia v zozname Posledné naskenované RFID kódy. Už priradené RFID štítky majú vedľa svojho kódu symbol zelenej fajky, nepriradené červený výkričník. Na priradenie štítka k položke kliknite na jeden z nepriradených kódov. Zobrazí sa zoznam majetku v CDESKu, ktorý doposiaľ nemá priradený RFID kód. Kliknutím na položku priradíte RFID štítok (kód). Funkcia vytvorenia novej položky bude prirobená v blízkej budúcnosti.

 

Inventúrne príkazy

Zoznam inventúrnych príkazov

Zoznam inv. príkazov otvoríte kliknutím na tlačidlo hlavnej obrazovky. V zozname sa automaticky zobrazujú príkazy od najnovšieho po najstarší. Taktiež sa zobrazujú ich aktuálne stavy, podľa ktorých si ich môžete filtrovať. Vyhľadávať konkrétne inventúrne príkazy je možné vďaka vyhľadávaciemu poľu na vrchu zoznamu.

Inventúrny príkaz

Na kartu inventúrneho príkazu prejdete kliknutím na vybratý inv. príkaz v zozname. Karta inventúrneho príkazu zobrazuje všetky potrebné informácie k jeho vykonaniu: Lokalita, Stav, Poverená osoba. Číselne a graficky skontrolované položky, zmeny či konflikty.

Na zoznam kontrolovaných položiek prejdete kliknutím tlačidla Kontrolované položky v pravom dolnom rohu. Tento zoznam je rozdelený na 4 časti:

• Neskontrolované – položky, ktoré ešte neboli naskenované, ale boli predmetom inv. príkazu
• Skontrolované – položky, ktoré boli naskenované na správnej lokalite bez zmien vo fyzickom/evidenčnom stave
• Konflikt – položky, ktoré mohli byť naskenované na inej lokalite ako sa podľa databázy mali nachádzať, neboli predmetom inv. príkazu
• Zmenené – položky, ktoré mali zmenenú nejakú vlastnosť Úpravou položiek (popísané nižšie)

Inv. príkaz ukončíte a pošlete na schválenie modrým tlačidlom Ukončiť, ktoré sa nachádza v pravom hornom rohu.

Skenovanie čiarových/QR kódov mobilným zariadením

Skenovanie počas inv. príkazu

Skenovanie v inv. príkaze spustíte modrým skenovacím tlačidlom v spodnej časti obrazovky. Po jeho stlačení sa otvorí obrazovka s fotoaparátom. Ak používate aplikáciu prvýkrát, je potrebné, aby ste povolili aplikácii prístup k fotoaparátu. Na naskenovanie namierte kód na stred obrazovky indikovaný červenou guličkou. Ak vykonávate inventúru na tmavom mieste a fotoaparát má problém s čítaním kódov, použite tlačidlo baterky na zapnutie svetla na zadnej strane vášho mobilného zariadenia. Rozlíšenie fotoaparátu zmeníte modrým tlačidlom v pravom hornom rohu obrazovky. Podľa zvoleného rozlíšenia sa spracováva obraz, väčšie rozlíšenie je pomalšie na spracovanie, ale ľahšie deteguje kód a naopak.

Skenovanie mimo inv. príkazu

Skenovanie na úvodnej obrazovke aj v zozname príkazov, teda oranžové skenovacie tlačidlo funguje na rovnakom princípe ako to modré počas inv. príkazu. Slúži na rýchle otvorenie detailu danej položky na webe.

Skenovanie skenovacím zariadením s podporou RFID

Skenovanie pomocou skenovacieho zariadenia je odladené na skenery značky Zebra.

Skenovanie červeným laserom

Skenovanie červeným laserom funguje rovnako, ako skenovanie fotoaparátom na mobilnom zariadení. Stlačte fyzické tlačidlo skenovania na zariadení, ktorým spustíte laser. Namierte laser na čiarový/QR kód. Hlasovú odozvu je možné vypnúť systémovým nastavením hlasitosti oznámení zariadenia. Práca s naskenovanými položkami sa od skenovania mobilného zariadenia nelíši.

RFID skenovanie

Pre spustenie RFID skenera vyberte na obrazovke možnosť RFID. Fyzickým tlačidlom na zariadení spustíte skenovanie. Skenovanie bude prebiehať pokiaľ je tlačidlo stlačené. Dosah (senzitivitu) RFID skenera si viete upraviť sliderom RFID senzitivita. Zvukovú odozvu je možné vypnúť tlačidlom v pravom hornom rohu obrazovky. Práca s naskenovanými položkami sa od skenovania mobilného zariadenia nelíši.

Upozornenie: dosah 10 a viac metrov je iba v optimálnom prostredí, ak štítok je na viditeľnom mieste a medzi štítkom a skenerom nestojí nič v ceste.

Úprava položiek

K úprave položiek sa dá dostať viacerými spôsobmi:

1. Kliknutím v spodnej časti obrazovky na tlačidlo Zobraziť detail do 3 sekúnd od naskenovania položky
2. V zozname naskenovaných položiek kliknutím na jednotlivé položky
3. Cez web v zozname kontrolovaných položiek pomocou tlačidla Upraviť záznam o kontrole (zobrazí sa v riadku danej položky prejdením myšou)

Polia, ktoré sú možné upraviť z aplikácie počas inventúry sú Fyzický stav, Stav štítka. Pre upresnenie alebo odôvodnenie zmeny pridajte poznámku. Taktiež je možné tlačidlom podať návrh na vyradenie. Zmeny skontrolovania (skontrolované/neskontrolované) a kontrola lokality sa vykonávajú automaticky.

Automatické procesy (na pozadí)

Synchronizácia medzi aplikáciou a webovým rozhraním prebieha neustále, pokiaľ je mobilné zariadenie pripojené na internet. Od zadania inventúrneho príkazu cez skenovanie až po jednotlivé úpravy na položkách. Všetky výsledky skenovania sa v reálnom čase zobrazujú na webe so všetkými individuálnymi zmenami, pokiaľ je aplikácia v online režime. Ak aplikácia nie je pripojená k sieti, informácie sa ukladajú na zariadenie a pri najbližšom pripojení k sieti sa dáta odovzdajú na server a zobrazia na webe.

Automaticky prebiehajú aj kontroly lokality, kde bola daná položka nájdená a zmena stavu po naskenovaní z neskontrolovaného na skontrolované.

Štítky k evidencii majetku

RFID štítky

RFID štítky odporúčame dať si vytlačiť. Ak plánujete používať RFID skenovanie vo veľkých skladoch s veľa položkami, odporúčame si zakúpiť tlačiareň RFID štítkov od firmy Zebra.

QR/Barkód štítky

Na vytlačenie samolepiacich štítkov s potlačeným QR/Barkódom odporúčame zakúpiť si tlačiareň od firmy DYMO. Tu nájdete krátky návod, ako do systému DYMO Connect dostať dáta z CDESKu a ako si vytlačiť s nimi štítky.

Prvým krokom je spraviť si export tabuľky zoznamu majetku. Tento postup nájdete v manuáli vyššie.

Tabuľku exportu vložíte do softwaru DYMO Connect fialovým tlačidlom Importovať dáta.

Upozorňujeme, že na zariadeniach s MAC OS nemusí v tomto softwari fungovať súbor formátu XLSX, preto prepíšte súbor XLSX do tvaru XLS alebo použite zariadenie s operačným systémom Windows. Vyberte súbor a stlačte na zelené tlačidlo importovať.

Na pridanie textu, ktorý sa bude zobrazovať na štítkoch stlačte zelené tlačidlo Pridať
a vyberte možnosť Text.

V modrom obdĺžniku na obrazovke sa ukáže malé fialové tlačidlo. Kliknutím naň vyberiete
stĺpce/dáta, ktoré chcete zobraziť na štítku. Tento text si viete upraviť podľa vašich potrieb.

Na pridanie QR/Barkódu je postup podobný. Kliknite na zelené tlačidlo Pridať a vyberte
požadovanú možnosť. Dáta je opäť potrebné vybrať fialovým tlačidlom. Upozorňujeme, že tu
je potrebné vybrať stĺpec s Inventárnym číslom alebo CMDB ID, keďže iné kódy aplikácia
nevie skenovať.

Ak všetky dáta naimportujete podľa popísaného postupu, všetky štítky sa pripravia k tlači
automaticky. Pre vytlačenie štítkov stlačte zelené tlačidlo Tlačiť. Skontrolujte si, či máte
zadaný správny rozmer a počet štítkov (novšie DYMO tlačiarne automaticky rozpoznávajú
štítky) a či máte tlačiareň pripojenú.